Stille og uten fanfare har Microsoft endret standardadferd for håndtering av tomme celler i en pivottabellkilde. Når jeg kommer til pivottabelldelen på dagen, kan jeg stole på at minst én person spør meg: "Hvorfor er pivottabellene mine som standard i stedet for Sum når jeg drar inntektene til pivottabellen . " Hvis du har Office 365, kommer en endring til Excel for å redusere antall ganger dette skjer.
Når jeg får spørsmålet, forklarer jeg at det er en av to ting:
- Er det noen sjanse for at du har en eller flere tomme celler i kolonnen Inntekter?
- Jeg viser at når jeg oppretter en pivottabell, vil jeg velge en celle i kildedataene. Men jeg vet at mange mennesker vil velge hele kolonnen, for eksempel A: Jeg. Jeg setter pris på denne ideen, for hvis du legger til flere data senere, blir den en del av pivottabellen med et klikk på Oppdater.
Merk
For folk som velger hele kolonnen, vil jeg vanligvis foreslå å konvertere kildedataene til pivottabellen til en tabell ved hjelp av Ctrl + T. Eventuelle data som limes inn under tabellen, blir også en del av pivottabellen med et klikk på Oppdater. Dette ble dekket i Podcast 2149.
Tidligere er det som ville skje:
Du har en enkelt tom celle i pivottabelldataene.
I feltlisten for pivottabeller, hvis du merker av Inntekt, vil den flytte til Rader-området i stedet for Verdiene-området. Dette er sjelden det du vil ha.
Folk som rutinemessig har dette problemet, har vanligvis lært at du vil dra inntekt til Verdier-området. Men dette vil mislykkes, for nå får du en teller i stedet for en sum.
Tenk på hva som skjedde: En enkelt tom celle i inntektskolonnen vil føre til en telling i stedet for sum. For de som velger A: I i stedet for A1: I564, velger du i hovedsak 563 numeriske celler og 1 048 012 tomme celler.
Den nye forbedrede funksjonen
Det vakre med å være en Office 365-abonnent er at Excel-teamet kan presse ut oppdateringer hver tirsdag i stedet for en gang hvert tredje år. Jeg begynte å legge merke til for noen seminarer siden at hvis jeg demonstrerer "problemet" med en tom celle, vil Excel riktig gi meg en sum av inntekt i stedet for et inntektstall.
Etter de siste seminarene mine i Fort Wayne, Atlanta og Nashville, nådde jeg ut til Ash på Excel-teamet. (Noen av dere husker kanskje de nye tipsene fra Ash hver onsdag, de siste 40 dagene av Excel-serien min.) Ash bemerker at noen skrev til Excel-teamet og rapporterte en feil om at Excel ville gjenkjenne en kolonne som tekst hvis kolonnen inneholder en blanding. med tall og tomme celler. Excel-teamet lappet feilen.
Nå - selv med en tom celle som vist i figur 1, kan du opprette følgende pivottabell i fem museklikk:
- Sett inn
- Pivottabell
- OK
- Hakemerke-regionen
- Merk av omsetning
Funksjonen har allerede gjort det til Microsoft Insiders Channel. Det har også kommet til den månedlige (målrettede) kanalen. Det er definitivt i versjon 1804, selv om det kan ha vært i tidligere versjoner. Hvis IT-avdelingen din har satt opp kvartalsvise oppdateringer, se etter versjon 1804 for å komme, og problemet blir løst.
Merk at den nye oppførselen bare gjelder data der kolonnen inneholder tall eller tomme celler. Hvis kolonnen inneholder ord som "Ingen" eller "Ikke tilgjengelig" eller "Null", vil du fortsette å få inntekt i stedet for en sum. Også - pass på personen som tømmer en celle ved å trykke på mellomromstasten et par ganger. En celle som inneholder "" er ikke en tom celle. Den beste måten å fjerne en celle på er å velge cellen og trykke på Slett-tasten.
