Du har nettopp sett hvordan du kan delta i data, men folk spør ofte om det motsatte problemet: hvordan man analyserer data som alt er i en enkelt kolonne. Si at du ønsket å sortere dataene i figuren etter postnummer:
Velg dataene i A2: A99, og velg Data, tekst til kolonner. Fordi noen bynavn, som Sioux Falls, er to ord, kan du ikke bryte dataene ved hver forekomst av et mellomrom. I stedet må du bruke komma for å få byen i kolonne A og staten og postnummeret i kolonne B, så velg Avgrenset i trinn 1 i veiviseren og klikk Neste.
I trinn 2 i veiviseren fjerner du merket fra Tab og velger Komma. Forhåndsvisning nederst i dialogboksen viser hvordan dataene dine vil se ut. Klikk på Neste.
Forsiktighet
For resten av dagen etter at du har brukt Tekst til kolonner, vil Excel huske valgene du har valgt i trinn 2 i Veiviser for konvertering av tekst til kolonner. Hvis du kopierer data fra Notisblokk og limer inn i Excel, blir de delt i kommaet. Dette er ofte vanvittig fordi de fleste dager blir ikke dataene analysert med kommaet, men for resten av i dag vil de være det. For å fikse det, lukk og åpne Excel på nytt.
Trinn 3 i veiviseren ber deg erklære hver kolonne som Generell, Tekst eller Dato. Det er greit å la kolonnene være satt som Generelt.
Når du har delt staten og postnummeret til kolonne B, velger du B2: B99 og velger deretter Data, tekst til kolonner. Denne gangen, siden hver tilstand består av to tegn, kan du bruke fast bredde i trinn 1 i veiviseren. For å bevare ledende nuller i postnummeret, velg den andre kolonnen og velg Tekst som datatype i trinn 3 i veiviseren.
Tips
Mye data vil fungere bra med fast bredde, selv om det ikke ser ut til å være på linje. I neste figur er de tre første radene i Calibri-skrift og ser ikke ut til å være oppstilt. Men hvis du endrer skrifttypen til Courier New, som i rad 4: 7, kan du se at kolonnene er perfekt oppstilt.
Noen ganger vil du finne et datasett der noen brukte Alt + Enter for å plassere data på en ny linje i en celle. Du kan bryte ut hver linje til en ny kolonne ved å skrive Ctrl + j i Andre-boksen i trinn 2 i veiviseren, som vist nedenfor. Hvorfor Ctrl + j? Tilbake på 1980-tallet erklærte IBM at Ctrl + j var en linefeed. Ctrl + j kan også skrives inn i dialogboksen Finn og erstatt.
Det er tre spesielle situasjoner som Tekst til kolonner lett håndterer:
- Datoer i ÅÅÅÅMMDD-format kan endres til virkelige datoer. I trinn 3 i veiviseren, klikk på kolonneoverskriften i dialogboksen, velg Dato, og velg deretter YMD fra rullegardinmenyen.
- Hvis du har negative tall der minustegnet vises etter nummeret, går du til trinn 3 i veiviseren, klikker på Avansert-knappen og velger Trailing Minus for Negative Numbers.
- Data kopiert fra en innholdsfortegnelse vil ofte ha punktledere som strekker seg fra teksten til sidenummeret som vist nedenfor. I trinn 2 i veiviseren velger du Annet, skriver inn en periode og merker deretter av avkrysningsruten for Behandle påfølgende avgrensere som en.
