Her er et flott triks jeg lærte fra den sørlige California-baserte Excel-konsulenten Szilvia Juhasz.
Pivottabellen nedenfor viser produkter over toppen og kunder på siden. Pivottabellen er sortert slik at de største kundene er på toppen. Feltet Salgsrepresentant er i rapportfilteret.
Hvis du åpner rullegardinmenyen Rep, kan du filtrere dataene til en selger.
Dette er en fin måte å lage en rapport for hver selger. Hver rapport oppsummerer inntektene fra en bestemt selgers kunder, med de største kundene på toppen. Og du får se skillet mellom de forskjellige produktene.
Excel-teamet har skjult en funksjon som heter Vis rapportfiltersider. Velg en hvilken som helst pivottabell som har et felt i rapportfilteret. Gå til fanen Analyser (eller Alternativer-fanen i Excel 2007/2010). Helt til venstre er den store alternativknappen. Ved siden av den store alternativknappen er det en liten rullegardinpil. Klikk på denne rullegardinmenyen og velg Vis rapportfiltersider….
Excel spør hvilket felt du vil bruke. Velg den du vil ha (i dette tilfellet den eneste tilgjengelige), og klikk OK.
I løpet av de neste sekundene begynner Excel å sette inn nye regneark, ett for hver selger. Hver arkfane er oppkalt etter selgeren. Inne i hvert regneark replikerer Excel pivottabellen, men endrer navnet i rapportfilteret til denne selgeren.
Du ender opp med en rapport for hver selger.
Dette vil fungere med alle felt. Hvis du vil ha en rapport for hver kunde, produkt, leverandør eller noe annet, kan du legge den til i rapportfilteret og bruke Vis rapportfiltersider.
Takk til Szilvia Juhasz for at hun viste meg denne funksjonen under et seminar jeg underviste ved University of Akron for mange år siden. For ordens skyld var Szilvia på rad 1.
