Merk
Katie Sullivan er prosjektleder i Microsoft Word-teamet. For dette tipset, vender jeg pallen til Katie.
Mens Excel-fans noen ganger erter at Word og PowerPoint er freeware-apper som følger med Excel, er det tidspunkter når Microsoft Word tilbyr en funksjon som Excel ikke gjør. I slike tilfeller er det fornuftig å kopiere dataene dine fra Excel, lime inn til Word, gjøre kommandoen og deretter kopiere tilbake til Excel. Her er noen eksempler på teknikker som håndteres bedre i Word enn i Excel.
Teknikk 1: Konverter til øvre, nedre, riktig
Hvis du må konvertere fra store til små eller små bokstaver, har Word en hurtigtast. Kopier dataene til Word og bytt saken ved å bruke Shift + F3.
Teknikk 2: Legg til kuler
Hvis du vil legge til punkter i Excel-celler, er det langt enklere i Word enn i Excel. Kopier cellene til Word og bruk en punktform. Kopier fra Word og lim inn til Excel. Du må kanskje bruke Reduser innrykk-ikonet et par ganger.
Tips
Hvis du har et område med celler som inneholder tekst, velger du området og trykker på Ctrl + 1 for å åpne dialogboksen Formater celler. Velg deretter Egendefinert fra listen til venstre i kategorien Antall. Klikk i Type-boksen og tøm det som er der. Hold alt = "" nede mens du trykker på 7 på det numeriske tastaturet. En kule skal vises. Skriv inn et mellomrom og deretter et @.
Teknikk 3: Visualiser og farg formler
Hvis du har en massiv lang formel, si en med 10 nestede IF-setninger, kan du lime inn i Word og bruke farger og Shift + Enter for å plassere formelen for å gi mening. (En tilbakevending fra Excel-teamet: Du kan utvide formellinjen og bruke Alt + Enter for å dele en formel i mange linjer. Eller du kan bruke den flotte RefTreeAnalyser-tillegget fra Jan Karel Pieterse.
Teknikk 4: Raskere SmartArt
Word tilbyr alternativet Konverter tekst til SmartArt. Mens Excel også tilbyr SmartArt, er det ikke veldig nyttig der fordi du må kopiere oppføringene en om gangen til SmartArt-ruten.
Teknikk 5: Pakk ut data fra en PDF
Si at noen har en Excel-arbeidsbok og lagrer arbeidsboken som en PDF. De sender det til deg. Dette er irriterende, og tydeligvis vil de ikke at du skal bruke dataene på nytt. Hvis du åpner PDF-filen i Acrobat Reader, kopierer dataene og limer inn i Excel, vil den slappe av i en enkelt kolonne. Men her er hemmeligheten: Lim inn dataene først i Word. Radene og kolonnene limes inn ordentlig. Du kan deretter kopiere fra Word og lime inn i Excel. (Hvis du sitter fast i en versjon før 2013 av Office, anbefaler jeg Able2Extract.)
De originale dataene vises til venstre under, og du kan se til høyre og hvordan det ser ut når du limer inn direkte fra PDF til Excel. Du kan se at dataene "slapper av", med B1: C1 som går til A2: A3 og så videre.
Lim de samme dataene i Word.
Kopier fra Word og lim inn til Excel.
Dataene forblir i den opprinnelige rekkefølgen. Du kan ikke bruke Word Wrap og justere kolonnebreddene for å komme tilbake til de opprinnelige dataene.
Teknikk 6: Endre formatering av ord i Excel
Hvis du har setninger med tekst i Excel, er det mulig å velge ett ord i redigeringsmodus og endre fargen på det ordet. Men å endre fargen på alle forekomster av ordet i Excel globalt er kjedelig. Lim inn dataene i stedet for Word og trykk Ctrl + H. Bytt hund til hund. Klikk Mer >> og velg deretter Format, Font. Velg rødt. Klikk på Erstatt alle.
Kopier fra Word og lim inn til Excel. Figuren nedenfor viser hva du ender opp med.
Teknikk 7: Erstatt mens du holder tegnformatering
Word håndterer også et lignende problem: å erstatte tekst, men la tekstformateringen være som den er. Nedenfor er en undersøkelse om det beste kjæledyret. Noen har markert visse ord i teksten.
Bruk Ctrl + H for å finne og erstatte, som vist til venstre. Når en setning ble endret, når du bruker Erstatt alle, går formatene i cellen tapt. I figuren nedenfor forblir gjennomstrekningen i første rad fordi den raden ikke hadde en forekomst av ordet valp og dermed ikke ble endret.
For å beholde formateringen i originalteksten, kopier til Word. Gjør erstatningen i Word. Kopier fra Word og lim inn til Excel.
Takk til Katie Sullivan (en prosjektleder i Word-teamet!) For å bidra med dette tipset. Katie foretrekker tydeligvis hunder fremfor katter. Takk til Glenna Shaw og Oz du Soleil for å bidra med ideer til dette tipset.
