Tips nr. 1 fra XL-boka - raske måter å kopiere en formel ned i en kolonne.
Du har tusenvis av rader med data. Du har lagt til en ny formel i den øverste raden i datasettet ditt, noe som dette =PROPER(A2&" "&B2), som vist nedenfor. Du må nå kopiere formelen til alle radene i datasettet.
Mange tar tak i fyllhåndtaket og begynner å dra nedover. Men når du drar ned, begynner Excel å gå raskere og raskere. Fra og med Excel 2010 er det en pause på 200 mikrosekunder på den siste dataraden. 200 mikrosekunder er lang nok til at du legger merke til pausen, men ikke lenge nok til at du kan reagere og slippe museknappen. Før du vet ordet av det, har du dratt Fill Handle altfor langt.
Løsningen er å dobbeltklikke på Fill Handle! Gå til nøyaktig samme sted der du begynner å dra Fill Handle. Musemarkøren endres til et svart pluss-tegn. Dobbeltklikk.
Excel ser på de omkringliggende dataene, finner den siste raden med data i dag, og kopierer formelen ned til den siste raden i datasettet.
Tidligere ville tomme celler i kolonnen til venstre føre til at "dobbeltklikk på Fill Handle" -trikset slutter å fungere like før den tomme cellen. Men som du kan se nedenfor, vil ikke navn som Madonna, Cher eller Pele forårsake problemer. Forutsatt at det er minst en diagonal bane (for eksempel via B76-A77-B78), vil Excel finne den sanne bunnen av datasettet.
I mine live Power Excel-seminarer fremkaller dette trikset alltid et gisp fra halvparten av menneskene i rommet. Det er mitt nummer én tidsbesparende triks.
Alternativer til å dobbeltklikke på fyllhåndtaket
Dette trikset er et fantastisk triks hvis alt du har gjort til dette punktet er å dra Fill Handle til bunnen av datasettet. Men det er enda raskere måter å løse dette problemet på:
- Bruk tabeller. Hvis du vil velge en celle i A1: B112 og trykke Ctrl + T, vil Excel formatere området som en tabell. Når du har en tabell, skriver du bare inn formelen i C2. Når du trykker Enter, blir den kopiert til bunnen.
- Bruk en kompleks, men effektiv hurtigtast. Denne snarveien krever at den tilstøtende kolonnen ikke har tomme celler. Selv om det virker komplisert å forklare, kan folk som forteller meg om denne snarveien gjøre hele greia på et øyeblikk.
Her er trinnene:
- Fra den nylig oppgitte formelen i C2, trykk venstre piltast for å flytte til celle B2.
- Trykk Ctrl + Pil ned for å gå til den siste raden med data. I dette tilfellet, B112.
-
Trykk på høyre piltast for å gå tilbake til bunnen av den mest tomme kolonnen C.
Bruke hurtigtaster - Fra celle C112, trykk Ctrl + Shift + Pil opp. Dette markerer alle de tomme cellene ved siden av dataene, pluss formelen i C2.
-
Trykk Ctrl + D for å fylle formelen i C2 til alle blankene i utvalget. (Merk at Ctrl + R fyller riktig, noe som kan være nyttig i andre situasjoner.)
Ctrl + D for å fylle ned
Som et alternativ kan du få de samme resultatene ved å trykke Ctrl + C før trinn 1 og erstatte trinn 5 med Ctrl + V.
Takk til følgende personer som foreslo dette tipset: D. Carmichael, Shelley Fishel, Dawn Gilbert, @Knutsford_admi, Francis Logan, Michael Ortenberg, Jon Paterson, Mike Sullivan og Greg Lambert Lane foreslo Ctrl + D. Bill Hazlett, forfatter av Excel for Math Classroom, påpekte Ctrl + R. Det var Em DeMarcos tegneserie som ble lagt ut på Twitter som var inspirasjonen til å ansette illustratører til denne boken.
Se på video
- Tips nr. 1 fra XL-boka - raske måter å kopiere en formel ned i en kolonne. Også i denne videoen:
- Ctrl + Pil ned for å flytte til slutten av en datablokk
- Ctrl + Shift + Pil opp for å velge til toppen av en datablokk
- Ctrl + D for å fylle formelen fra første rad i et utvalg ned
- Dobbeltklikk på fyllhåndtaket
- PROPER-funksjon
- & karakter for sammenkobling
- ROMANSK funksjon
- ARABISK funksjon
Videoutskrift
Podcasten er sponset av "MrExcel XL", en bok med 40+ Excel-tips, pluss Excel-tegneserier, cocktail-tweets og vitser.
Lær Excel fra podcast, episode 1974 - Fast Formula Copy!
Greit, vel hei, hele denne boka har mange illustrasjoner i seg, og den som fikk meg hekta var denne illustrasjonen av Emily DeMarco. Emily var på et slags Excel-seminar, hvor de viste hvordan man kunne kombinere data ved hjelp av sammenkoblingstegnet, og hun kløpet seg gjennom dette, og noen i salen sa: "Men er ikke det samme som = CONCATENATE?" Til den som underviser, ja. Men hvem kan stave conCATenate? Jeg så det, jeg syntes det var morsomt.
Så spørsmålet i dag er hvordan vi tar denne formelen, jeg skal ikke snakke om denne formelen, men hvordan tar vi denne formelen, eller hvilken som helst formel, og kopierer den ned til hundrevis eller tusenvis av rader med data? Før jeg kommer til min vei, må vi først erkjenne Excel Olympics Method! Det er folk som kan gjøre disse fem trinnene som et enkelt tastetrykk, det tar mindre enn et sekund, og hvis det er deg, gratulerer, kudos til deg, hvis det noen gang er et OL i Excel, nominerer jeg deg til å være med på laget. Så hvis du er en hurtigtastperson, flytter venstre pil til B2, CTRL + pil ned, høyre pil, CTRL + Skift, pil opp velger til toppen, og i min favoritt, den som jeg egentlig ikke noen gang bruk før, var CTRL + D. CTRL + D tar formelen i den øverste raden i utvalget, og kopierer den ned.Så hvis du er glad i hurtigtaster, er dette i alle fall veien å gå.
Men slik de fleste løser dette problemet er at de lager den første formelen der oppe i rad 2, og de tar tak i fyllhåndtaket og de begynner å dra, til høyre, og det begynner å gå raskere og raskere og raskere og raskere. Før du vet ordet av, er det hundrevis av rader under bunnen av dataene. Og hvis du merker, reduserer de faktisk akkurat der. De er ikke lange nok til at du faktisk kan reagere, bare lange nok til at du kan se nedgangen. Så hvis du finner deg selv å gå ned for langt, og sikkerhetskopiere, kaller jeg at fyllhåndtaket danser, og du kommer til å elske dette neste trikset.
Så her er den raskeste måten, do starter på samme måte, du har det hvite korset der, det er musemarkøren, når du nærmer deg, endres den til svart +, akkurat der når du har den svarte +, doble -klikk! Excel ser til venstre, finner ut hvor mange rader med data vi har i dag, og kopierer formelen til bunnen! Enten det er 112 rader i dette tilfellet, eller 1,1 millioner rader, uansett, kommer det til bunns.
Greit nå, for de av dere som allerede visste dobbeltklikk på fyllhåndtaket, har du visst det lenge: Når fungerer ikke dobbeltklikk på fyllhåndtaket? Det stemmer, det er når noen ikke har et etternavn! Kolonnen til venstre har en blank. La oss sette inn Prince i stedet for Cher. Dobbeltklikk normalt på fyllhåndtaket, det ser til venstre, og det kommer bare til å kopiere ned til rad 8. Høyre, på grunn av dette blanke i rad 9. Og selvfølgelig er det aldri på første skjerm, det er alltid hundrevis av rader ned i dataene. Vel, det pleide å være problemet, men stille uten varsel i Excel 2010 ser de nå i alle kolonnene til venstre for å finne ut hvor langt du skal kopiere formelen. Så det blir ikke lurt av den tomme cellen i kolonnen til venstre!Dette er uten tvil mitt favorittips i hele Excel. Når jeg holder på med Excel-seminarene, de live seminarene, og jeg kommer til dette omtrent 45 minutter ut i dagen, får jeg nesten alltid et gisp fra noen få mennesker til rommet, når jeg dobbeltklikker på fyllhåndtaket.
Nå hei bare et morsomt faktum her, "MrExcel XL" -boka, du vet at jeg vokste opp på dagen, tilbake på 70-tallet da det var alle slags filmer, som kom ut med romertall, så gudfarens del II var den første i. I moderne historie, Back to the Future III, Star Wars IV, Rocky V, Star Trek VI, til og med Final Fantasy VII for 7. Du vet, og det er morsomt, Excel har faktisk en ROMANSK funksjon! Greit, så du kan be om ROMANEN av ROW, og det vil gi deg romertallene. Hva er veldig rart, for hvis du setter inn et romertall XL i Excel 2013, og du ber om ARABIC, vil det konvertere det ROMANSKE tallet tilbake til vanlig tall. Så da jeg var ferdig med den 39. boken min, og jeg visste at den 40. boka kom, akkurat som et hatttips til alle disse filmene som bruker romertall, visste jeg at,det skulle bare bli "MrExcel XL", for det er min 40. bok, selv om jeg satte tagline der, = ROMAN (40), så folk ville få vitsen!
Greit, bare en kort oppsummering av alle tingene vi snakket om i denne episoden: Og DETTE er bare tips nr. 1 fra boka. Vel hei takk, til alle som skrev for å foreslå dette tipset. Dette er alle mennesker som tvitret meg inn. En jeg ikke engang dekket her, Bill Hazlett, påpekte at CTRL + R er som CTRL + D, hvis du velger en celle og drar til høyre, eller velger til høyre, CTRL + R kopieres til høyre. Gå videre og klikk på informasjonsknappen øverst til høyre for å lese om hvordan du kan kjøpe denne boken.
Takk for at du var innom, vi sees neste gang for en ny netcast fra!
