Fikse Excel-data ved hjelp av Flash Fill - Excel-tips

Innholdsfortegnelse

Hver onsdag har jeg et favoritt Excel-tips fra Excel Project Manager Ash Sharma. Denne uken, Flash Fill. Introdusert i Excel 2013, vil Flash Fill tillate deg å trekke ut tegn fra en datakolonne eller sammenkoble data fra kolonner uten å skrive en formel.

Tenk på eksemplet vist nedenfor. En produktkode har tre segmenter atskilt med en bindestrek. Du vil trekke ut det midterste segmentet. Det første segmentet kan bestå av tre eller fire tegn. Det andre segmentet er alltid 2 tegn. Formelen for å trekke den midtre segmentet er ikke rakett vitenskap, men det er ikke noe en nybegynner ville komme opp med: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).

Formelen vist i E2 er mellomliggende Excel

Men med Flash Fill trenger du ikke komme med en formel. Følg disse enkle trinnene:

Forsikre deg om at det er en overskrift over A2.
Skriv inn en overskrift i B1.
Skriv ME i B2.
Du har et valg her. Du kan velge B3 og trykke Ctrl + E for å påkalle Flash Fill. Eller du kan gå til B3 og skrive den første bokstaven i riktig svar: E. Hvis du begynner å skrive inn EU, vil Flash Fill hoppe til handling og vise deg en gråtonet kolonne med resultater. Trykk Enter for å få resultatene.

Excel tilbyr flash flash

Personlig antar jeg at jeg er litt av en kontrollfreak. Jeg vil fortelle Flash Fill når jeg skal hoppe til handling.

Den gråvirkningen som vises i forrige figur er fantastisk for å tillate en Excel-rookie å oppdage at Flash Fill eksisterer. Det vil oppdage at noen er i ferd med å skrive tusenvis av celler og forhindre at det skjer. Flash Fill har sannsynligvis spart millioner av timer med produktivitet i hvite krage.

Men det er finesser til Flash Fill - jeg kaller det Advanced Flash Fill - og hvis du forstår disse finessene, vil du få Flash Fill til å vente til rett tid.

Hvis du ønsker å ta kontroll og bare har Flash Fill skje når du trykker Ctrl + E, gå til File, Options, Advanced og fjern merket for Flash Fill automatisk.

Forhindre at Flash Fill fyller seg for tidlig

Her er et mer komplekst eksempel. Produktkoden i kolonne I inneholder en blanding av sifre og store bokstaver. Du vil bare få sifrene eller bare tegnene. Det er en formel for dette, men jeg kan ikke huske det. Se gjerne Dueling Excel Video 186 for matriseformelen eller VBA brukerdefinert funksjon. Jeg kommer ikke til å se videoen, fordi jeg kan løse dette med flash-fill.

Å hente ut sifre er en komplisert formel

Dette er en av de tilfellene der Flash Fill ikke vil kunne finne mønsteret ut fra ett eksempel. Hvis du skriver '0252 i J3 og deretter Ctrl + E fra J4, kan Excel ikke finne ut svaret når som helst delnummeret begynner med et siffer.

Blitsfyllingen er for tidlig, og den mislykkes

I stedet følger du disse trinnene:

Forsikre deg om at det er en overskrift over I2. Legg til en overskrift i J1 og K1. Hvis det ikke er overskrifter, fungerer ikke Flash Fill.
Du trenger absolutt det ledende null for å vises i 0252 i celle J2. Hvis du bare skriver 0252, vil Excel endre det til 252. Så skriv inn en apostrof (') og deretter 0252 i J2.
Skriv '619816 i J3
Skriv '0115 i J4
Fra J5 trykker du på Ctrl + E. Flash Fill vil riktig få bare sifrene

Flash-fyll viser tallene etter tre eksempler

Forsiktighet

Flash Fill vil se på alle kolonnene i gjeldende region. Hvis du prøver å trekke ut bokstavene fra kolonne I mens kolonne J er i gjeldende region, har Flash Fill problemer. I stedet følger du disse trinnene.

Velg kolonnene J & K. Hjem, Sett inn, Sett inn arkrader for å flytte tallkolonnen.
Skriv inn en overskrift i J1.
Skriv BDNQGX i J2
I J3 trykker du på Ctrl + E. Flash Fill vil fungere riktig.

Isoler kolonnene som inneholder kildedataene

Flash Fill kan brukes i flere kolonner. I eksemplet nedenfor vil du ha initialene fra kolonne Z, hver etterfulgt av en periode. Deretter et mellomrom og etternavnet fra kolonne AA. Du vil at det hele skal være riktig sak. Hvis det ikke var for folk med dobbeltløpede fornavn, kunne du ha brukt =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Men å håndtere ME Walton ville gjøre den formelen dramatisk vanskeligere. Flash Fill til unnsetning.

Forsikre deg om at det er overskrifter i Z1, AA1 og AB1.
Skriv J. Doe i AB2
Velg celle AB3 og trykk Ctrl + E. Blitsfyll hopper til handling, men den bruker ikke begge initialene i rad 6, 10 eller 18.

Flash-fyll kan lære av rettelser
Velg celle AB6 og skriv inn et nytt mønster: ME Walton. Trykk enter. Mirakuløst nok vil Flash Fill lete etter andre med dette mønsteret og korrigere BB Miller og MJ White.

Flash-fyll kan lære av rettelser