Dagens spørsmål: Marcia trenger å få en liste over alle avgiftsfaktura-PDF-filene fra en mappe til et Excel-regneark. Dette er enkelt å gjøre hvis du bruker Excel 2016 på en Windows-PC med de nye Get & Transform Data-verktøyene.
Hvis du har Excel 2010 for Windows eller Excel 2013 for Windows, må du laste ned det gratis Power Query-tillegget fra Microsoft. Gå til favorittsøkemotoren din og skriv "Download Power Query" for å finne den nåværende lenken. (Microsoft elsker å endre nettadresser hvert kvartal, og den fantastiske nettkaren min hater når linkene våre er utdaterte, så jeg skal ikke engang prøve å sette en lenke her.)
Videoen nedenfor viser deg de fullstendige trinnene, men her er oversikten:
- Start fra et tomt regneark
- Data, få data, fra fil, fra mappe
- Bla til mappen
- Klikk på Rediger i stedet for Last
- Åpne filter rullegardinmenyen på filtypen og fjern alt som ikke er en PDF
- Åpne filteret på mappen og fjern eventuelle undermapper
- Behold bare filnavn og mappe - høyreklikk på hver kolonneoverskrift og velg Fjern
- Dra mappeoverskrift til venstre for filoverskrift. Dette gjør at sammenslåingen kan fungere.
- Velg begge kolonnene. Klikk på en overskrift. Skift + Klikk på den andre overskriften.
- Velg Legg til kolonne, Slå sammen kolonner, Skriv inn et nytt navn for kolonnen. Klikk OK.
- Høyreklikk overskriften for den nye kolonnen og Fjern andre kolonner
- Hjem, Lukk og last
- Den fantastiske delen … du kan oppdatere spørringen senere. Klikk på Oppdater-ikonet i Spørringer og tilkoblinger-panelet.
Mens Power Query er utrolig kraftig, er dette en av favorittoppgavene mine. Jeg vil ofte kjøre en VBA-makro på hver fil i en mappe. Å få en liste over alle PDF-ene i en mappe er et godt utgangspunkt.
Se på video
Videoutskrift
Lær Excel fra podcast, episode 2181 - Liste mappefiler i Excel!
Hei, velkommen tilbake til netcast, jeg er Bill Jelen. Dagens spørsmål, noen har en liste over avgiftsfaktura PDF-filer i en mappe, og de trenger å få listen over alle disse filnavnene i Excel. Greit, og en måte å gjøre det på er å skrive dem alle, eller kopiere og lime inn fra Windows Utforsker, men det er et flott verktøy som kan løse dette. Og mitt første spørsmål var "Vel, hvilken versjon av Excel har du?" For hvis du tilfeldigvis har Excel 2016, vil de ha denne fantastiske nye funksjonaliteten kalt "Get & Transform Data"! Nå, i Office 365, er det på venstre side, jeg tror det i den originale versjonen av Excel 2016 var i den tredje gruppen, ok, så bare se etter Get & Transform. Hvis du er i Excel 2010 eller Excel 2013 for Windows, kan du laste ned Power Query, og du vil ha din egen fane med akkurat disse tingene.
La oss ta en rask titt på denne mappen, ok, jeg har nettopp opprettet en falsk mappe her med noen falske data. Du vil se at det er Excel-filer i denne mappen og PDF-filer, jeg vil bare ha PDF-filer, og det er også noen undermapper, jeg vil ikke ha disse PDF-ene, jeg vil bare ha PDF-ene i hovedmappen. Så C: Budgets, jeg skal kopiere det, og så komme tilbake hit til Excel, og vi skal si at vi vil hente data, fra en fil, fra en hel mappe, som denne, og deretter skriv inn mappestien der inne, eller bruk Bla gjennom-knappen, enten en. Og når du får denne første skjermen, vil du definitivt redigere, og nå er vi i Power Query-redigereren.
Ok, så målet mitt her, jeg trenger ikke innholdet, så jeg skal høyreklikke og si Fjern den kolonnen. Det er listen over filer, jeg vil bare ha PDF-filer, så hvis det er noe som ikke er en PDF, vil jeg bare ha PDF-filer. Klikk OK, jeg kan se at det bare er PDF-filene. Ah, og så se her, se, nå trekker de inn ting fra bare den opprinnelige mappen og fra søppelmappen, så jeg åpner dette, og jeg fjerner merket for alt som ikke er den opprinnelige mappen. OK, så nå har jeg en fin liten liste, og denne listen er, vet du hva, 9 poster, men i det virkelige liv satser jeg på at de sannsynligvis har, du vet, dusinvis eller hundrevis av disse. Ok, jeg trenger ikke andre ting nå, så jeg kan høyreklikke og fjerne disse kolonnene.
Ok, nå trenger jeg virkelig mappestien og filnavnet sammen. Ok, så jeg skal ta FolderPath og dra den til venstre og slippe den der, og deretter det magiske trinnet her: I vanlig Excel må vi gjøre sammenkobling for dette, men det jeg skal gjøre er, jeg Jeg skal slå sammen kolonner. Så jeg skal legge til kolonne og velge Slå sammen kolonner, skilletegn vil være Ingen, den nye kolonnen vil hete Filnavn, og klikke OK, altså, så vi har mappenavnet, skråstrek og filnavnet , slik. Nå, det er faktisk det eneste vi trenger, så jeg skal høyreklikke og si Fjern de andre kolonnene, og til slutt Hjem, Lukk og last, og vi får et helt nytt ark med våre data. Greit nå, det kommer inn som en tabell, og så skal jeg bare kopiere dette, Ctrl + C,og så komme hit dit jeg virkelig ønsket dataene her oppe, og lim inn spesielle verdier, klikk OK. Nå er det ikke en tabell lenger, det er bare mine rene data, sånn, og nå, her er den virkelig vakre tingen om dette.
Så vi satte opp dette en gang, og wow, det tok mindre enn 3 minutter å sette opp, men la oss komme tilbake til den Budsjett-mappen, og la oss flytte noen ting rundt. La oss ta en av disse søppelpostene, og vi kopierer den til hovedmappen, Ctrl + V, ok, så nå er det flere ting her, det er 10 PDF-filer i stedet for 9. Hvis jeg kommer hit der spørringen er, og over på høyre side av skjermen, i spørsmål og tilkoblinger, kan det hende du må gjøre dette bredere, jeg har allerede gjort bredere, du vil se budsjettene våre med 9 rader lastet inn. Jeg skal klikke på det lille Oppdater-ikonet her, og veldig raskt har Budsjetter nå lagt inn 10 rader. Så det er å plukke opp de nye postene, du setter opp dette en gang, og så kan du bare oppdatere for å få de nye dataene.
Vel, dette er poenget i podcasten der jeg vanligvis ber deg om å kjøpe boken min, men i stedet skal jeg i dag be deg om å kjøpe denne boken "M is for (DATA) MONKEY" av Ken Puls og Miguel Escobar. En FANTASTISK bok som vil lære deg alt om bruk av Power Query eller Get & Transform Data, alt jeg lærte om Power Query lærte jeg fra denne boka.
OK, avslutt fra denne episoden: Målet vårt er hvordan du importerer en liste over filnavn til Excel. Hvis du har Excel 2016, kan du bruke den nye Get & Transform Data. Hvis du ikke har 2016, men du har en ekte versjon av Excel som kjører under Windows, kan du laste ned det gratis Power Query-tillegget som er til Excel 2010 eller Excel 2013. Det fungerer ikke på Android-telefonen din, eller din iPad eller iPhone eller Surface RT eller Mac, ikke sant, den er bare for Windows-versjoner av Excel. Så vi kommer til å starte fra blankt regneark, Data, Få data, Fra fil, Fra mappe, skriv inn mappenavnet eller Bla gjennom, sørg for å klikke Rediger i stedet for Last. Og så på filteret, filtrer på filtypen for å kvitte deg med alt som ikke er en PDF, filtrer på mappenavnet for å kvitte seg med alle søppelundermappene. Behold bare filnavnet og mappen,så høyreklikk de andre og si Fjern kolonne, og dra deretter mappeoverskriften til venstre for filen, slik at sammenslåingen kan fungere. Velg begge kolonnene, og velg deretter Flett kolonner i kategorien Legg til kolonne, skriv inn et nytt navn, klikk OK, og høyreklikk på den nye kolonnen og Fjern de andre kolonnene, Hjem, Lukk og last, og det vil gi deg listen din. Den fantastiske delen, du kan oppdatere spørringen senere ved å bruke dette Oppdater-ikonet i Spørringer og tilkoblinger.Du kan oppdatere spørringen senere ved å bruke dette Oppdater-ikonet i Spørringer og tilkoblinger.Du kan oppdatere spørringen senere ved å bruke dette Oppdater-ikonet over i Spørringer og tilkoblinger.
Vel hei, jeg vil takke deg for at du var innom, vi sees neste gang for nok en netcast fra!
For å lære om Power Query, anbefaler jeg denne boka av Ken Puls og Miguel Escobar.
M er for (DATA) AAP »
