Jeg snakket med Steve på telefon forleden da jeg kom på ideen til dette tipset. Steve hadde en tabell med månedlige salgstall i Excel. Fordi to produktlinjer var slått sammen, trengte Steve å legge til alle salgstallene fra produkt D i salgstallene for produkt C. Da jeg lyttet over telefonen, gjorde Steve det vi alle gjør: han satte inn en tom Excel-rad, skrev inn en Excel-formel for å summere cellene, brukte deretter lim-spesielle-verdier for å lime inn resultatet over toppen av de originale figurene for produkt C, og deretter slettet det gamle produktet D og den midlertidige tomme raden. Det er en raskere måte - å bruke Lim inn spesial i stedet for Lim inn spesielle verdier.
Hvis du har jobbet med regneark siden dagene av Lotus 1-2-3, så vet du hvordan / Område verdiceller med formler for å endre oppføringene fra formler til verdier. Da du gikk over til Excel, lærte Excel-hjelpen oss å bruke Rediger> Lim inn spesielle> Verdier for å oppnå det samme. Etter å ha klaget over å måtte lære en ny metode, begynte vi alle raskt å bruke "Lim inn spesielle verdier" (hvis du er en ekte tastaturmutter, husket du alt-esv-snarveien) og fortsatte med livet vårt.
For alle som ikke vet hvordan du bruker Lim inn spesielle verdier: gå gjennom Bli med tekst i Excel.
Her er ukens tips: Har du noen gang sett på dialogboksen Lim inn spesial og lurt på hva alle disse alternativene egentlig gjør?
La oss se på delen "Operasjon" i dialogboksen PasteSpecial. Med alternativet "Legg til" kan du markere et rektangulært område av celler, bruke Rediger> Kopier for å kopiere dem til utklippstavlen, og deretter bruke Rediger> Lim inn spesial> Legg til for å legge til disse verdiene i et annet område av celler. Dette vil gjøre Steves oppgave mye enklere.
La oss se på Steves eksempel. Han vil legge til hver måneds salgstall fra vare D til den tilsvarende måneden for vare C. Først vil Steve markere celler B4: M4 og trykke Rediger> Kopier.
Deretter vil han markere celle B3, velge Rediger> Lim inn spesial og velg Legg til fra delen Drift i dialogboksen Lim inn spesial.
Klikk på OK, og Excel vil legge cellene fra utklippstavlen til de eksisterende verdiene for vare C.
Steve kan nå slette element D og fortsette på vei. Denne metoden er raskere og mindre utsatt for feil enn å sette inn en rad, skrive inn formelen, endre formlene til verdier og lime inn de originale figurene. Det er ikke mye raskere, men hver bit hjelper.
Lim inn spesial kan også brukes til å bruke en enkelt verdi på et celleområde. For eksempel, hvis du har 1000 celler som alle er negative, og du må endre dem for å være positive:
- Finn en midlertidig celle og skriv -1 som verdien i cellen
- Kopier den midlertidige cellen
- Fremhev 1000-celleområdet
- Bruk Rediger> Lim inn spesial> Multipliser for å multiplisere alle disse 1000 cellene med minus 1.
Så neste gang du er i ferd med å sette inn en midlertidig rad for å utføre en beregning, kan du prøve disse andre alternativene i dialogboksen Lim inn spesial for å forenkle livet ditt.
