Innimellom kommer det noe som er så fantastisk at det garanterer et sted i spissen av uken. Jeg ble overrasket i dag da jeg fikk vite at de fine menneskene i Redmond hadde pakket et utrolig nyttig verktøy i Office 2000 Premium.
Siden denne artikkelen ble skrevet har det kommet flere nye versjoner av QuickBooks. Noen få lesere har rapportert at de har problemer med å bruke dette tillegget med Quickbooks 2001 og senere programvare.
Hvis du er en liten bedriftseier som bruker Quickbooks eller Peachtree, skylder du deg selv å ta en time å eksperimentere med dette verktøyet. Den kalles Small Business Financial Manager, og den er pakket på CD 2 i installasjonssettet for Microsoft Office. Det er ikke en del av standardinstallasjonen, så 95% av Office 2000-brukerne er ikke engang klar over at den er tilgjengelig. Den kan installeres rett fra CD 2. Når installasjonen er fullført, går du til Excel-menyen Verktøy, velger Tillegg og merker av for Small Business Financial Manager. Excel vil da tilby et "Financial Manager" -menyelement.
Verktøyet lette etter og lokaliserte Quickbooks-dataene mine. Den importerte alle Quickbooks-dataene for bruk i Financial Manager. Å komme til dette punktet, inkludert installasjon av tillegget, tar omtrent 20 minutter. Fra dette tidspunktet er imidlertid resultatene fantastiske.
Verktøyet tilbyr et bredt utvalg av standardregnskapsrapporter. Du kan velge datoområdet og enkelt lage en rapport eller et diagram.
De fleste av disse rapportene er standardprisen du får med Quickbooks eller Peachtree.
Hvor pakken virkelig skinner er i forretningsanalysen. Etter å ha kommet inn i Standard Industrial Classification for virksomheten min, produserte verktøyet en rapport på tre sider med alle standardforholdene beregnet fra Quickbooks-dataene mine, sammenlignet med de faktiske forholdene fra min bransje. Detaljerte forklaringer gikk gjennom hvordan forholdet beregnes, om det er bedre å være høyere eller lavere enn gjennomsnittet, og hva det vil si å være enten høyere eller lavere enn gjennomsnittet.
Innsikten med disse verktøyene er uvurderlig for en ny bedriftseier.
Microsoft gjorde en utmerket jobb med dette tillegget for Excel. Hvis du er en eier av en liten bedrift med enten premium- eller småbedriftsversjonene av Office 2000, skylder du deg selv å gi dette gratisverktøyet et snurr.
