Sorter Excel-delsummer - Excel-tips

Takk til Derek Fraley fra Springfield MO for dette tipset.

Dette tipset er fra min venn Derek Fraley i Springfield, Missouri. Jeg gjorde et seminar i Springfield, og jeg viste mine favoritt subtotiske triks.

For de av dere som aldri har brukt delsummer, her er hvordan du setter dem opp.

Start med å sørge for at dataene dine er sortert. Dataene nedenfor er sortert etter kunder i kolonne C.

Eksempel på datasett

Velg Delsummer i kategorien Data. Dialogboksen Delsum vil alltid delsummere etter kolonnen lengst til venstre. Åpne rullegardinmenyen Ved hver endring og velg Kunde. Forsikre deg om at boksen Bruk funksjon er satt til Sum. Velg alle de numeriske feltene.

Subtotalalternativer

Når du klikker OK, setter Excel inn en delsum under hver gruppe kunder. Men enda viktigere, det legger til gruppe- og disposisjonsknapper til venstre for kolonne A.

Subtotal gruppe- og disposisjonsknapper

Når du klikker på # 2 Gruppe og omriss-knappen, skjules detaljradene, og du sitter igjen med bare delsumradene og totalsummen. Dette er et vakkert sammendrag av et detaljert datasett. Selvfølgelig vises kundene på dette punktet i alfabetisk rekkefølge. Derek fra Springfield viste meg at når dataene blir kollapset i nr. 2-visningen, kan du sortere etter hvilken som helst kolonne. I figuren nedenfor er det valgt en inntektskolonnecelle, og du er i ferd med å klikke ZA-sorteringsknappen.

Klikk på # 2 Gruppe- og omrissknapp

Toppkunden, Wag More Dog Store, kommer til toppen av datasettet. Men det kommer ikke til rad 2. Bak de skjulte radene sorterte Excel faktisk en bit poster. Alle Wag More-detaljradene flyttet sammen med delsummer-raden.

Sorter ZA

Hvis du går tilbake til nr. 3-visningen, vil du se detaljregistrene som fulgte med. Excel sorterte ikke detaljoppføringene, men brakte dem i sin opprinnelige rekkefølge.

Detaljregistreringer med # 3 View

For meg er dette forbløffende på to fronter. Først er jeg overrasket over at Excel håndterer dette riktig. For det andre er det utrolig at noen noen gang vil prøve dette. Hvem hadde trodd at Excel ville håndtere dette riktig? Tydeligvis Derek fra Springfield.