Det er på den tiden av året å begynne å planlegge utsendelsen av feriekortet ditt. Lagre adressene dine i Excel, og du har to metoder for å produsere etiketter; enten ved hjelp av funksjonen Mail Merge i Word, eller en tilpasset makro i Excel.
Ved å bruke en av metodene, vil du starte med en liste i Excel. Du bør ha en adresse per linje, ordnet i kolonner som vist her.
Metode 1:
Bruke Mail Merge fra Excel
- Lagre og lukk Excel-filen
- Åpne Microsoft Word
- I Word velger du Verktøy - Veiviser for brev og forsendelser
- Velg Etiketter og velg Neste
- Endre dokumentoppsett bør velges.
- Velg etikettalternativer i trinn 2. Velg Avery 5160 for standardetiketter med 3 kolonner med 10 etiketter.
- Velg OK for å velge etikettypen, og du vil se en tegning av etikettene på skjermen.
- Velg Neste: Velg mottakere
- Velg Bruk en eksisterende liste. Klikk på lenken for å bla gjennom …
- Endre typefiler til "Excel-filer".
- Naviger til, og velg Excel-filen du lagrer i trinn 1.
- Excel bør identifisere at tabellen din er på ark 1. Husk å merke av i ruten nederst til venstre for kolonneoverskrifter.
- Som standard velger Excel alle navnene. Du kan slå av noen navn her ved å fjerne merket for disse radene. Når du er ferdig med å lese listen, velger du OK.
- Velg Neste for å fortsette med å ordne etikettene dine
- Det er på tide å legge den første etiketten. Velg Flere elementer.
- Du vil få en liste over felt i Excel-filen.
- Velg Navn fra listen og trykk Sett inn. Velg neste felt og trykk Sett inn, Gjenta for hvert felt. Når du er ferdig med å velge felt, velger du Lukk.
- Du vil se alle feltene dine i den første etiketten. De er alle en linje akkurat nå.
- Klikk mellom to felt og trykk enter for å sette inn en vognretur. Gjenta for hvert felt. Etiketten din skal se slik ut:
- Velg Oppdater alle etiketter i oppgaveruten.
- Ikke vær redd for at Word la til "Next Record" -koden til hver etikett.
- Velg Neste: Forhåndsvis etikettene dine
- Etikettene vil være komplette. Du kan velge Neste: Fullfør flettingen
Wow. 23 trinn. Det er gal.
Metode 2:
Bruk Excel VBA
Ved hjelp av teknikkene beskrevet i VBA og makroer Microsoft Excel 2016, har jeg utviklet en makro som jeg bruker til å skrive ut Avery 5160 etiketter fra Excel.
- Åpne Excel. Velg Verktøy - Makro - Sikkerhet på menyen, og senk nivået til Medium.
- Last ned den zip-filen .
- Pakk ut og åpne LabelMacro.xls. Hvis du blir spurt om makroer, velger du Aktiver.
- Det er fire kolonner for data på databladet.
- Åpne filen Addresses.xls. Fremhev dataområdet og Ctrl + c for å kopiere.
- Alt + Tab tilbake til filen LabelMacro.xls. Sett cellepekeren i A2 og Ctrl + V for å lime inn.
- Trykk på knappen i D1 ved hjelp av musen.
- Makroen vil kopiere og formatere dataene på Labels-regnearket. Forhåndsvisning av trykk og Skriv ut.
Sammendrag
Feriekort vil være et blunk ved hjelp av en av metodene. Nå, hvis det bare var en eller annen måte som Excel kunne bake høytidens informasjonskapsler … For å få en grundig forståelse av VBA, sjekk ut VBA og makroer Microsoft Excel 2016.
