Nylig har jeg vært ute og gjort flere Excel Power Seminarer. Når du får 150 regnskapsførere i et rom for en latterfylt morgen med Excel-tips og triks, lærer jeg alltid noe nytt. Noen i publikum er i stand til å dele et kult triks med resten av rommet.
I dagens episode har jeg en samling nye triks. Dette er faktisk triks som er bedre eller annerledes enn den tilsvarende metoden som er diskutert i boka. De vil definitivt være med i neste utgave av boka.
Forresten, jeg vil gjerne komme til byen din for å gjøre et Power Excel-seminar. Hvis du tilhører en profesjonell gruppe som det lokale kapittelet til Institute of Managerial Accountants, Institute of Internal Auditors, AICPA, SME, etc., hvorfor ikke foreslå at de bestiller meg for en av de kommende CPE-dagene? Send kapittelprogramleder til denne siden for detaljer.
Finn forskjellen mellom to datoer
Jeg snakker vanligvis om metoder for bruk =YEAR(), =MONTH(), =DAY()funksjoner, men det er en kul gammel funksjon gjemmer seg i Excel.
DATEDIF-funksjonen er igjen fra Lotus. Selv om Excel-hjelp ikke snakker om denne funksjonen, er det en fin måte å finne forskjellen mellom to datoer.
Syntaksen er =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Her er de gyldige verdiene du kan bruke for kode.
- Y - vil fortelle deg antall komplette år mellom de to datoene.
- YM - vil fortelle deg antall komplette måneder, unntatt årene, mellom de to datoene.
- MD - vil fortelle deg antall hele dager, unntatt hele måneder, mellom de to datoene.
- M - vil fortelle deg antall komplette måneder. For eksempel har jeg levd i 495 måneder
- D - vil fortelle deg antall dager. For eksempel har jeg levd i 15 115 dager. Dette er en triviell bruk, siden du bare kan trekke en dato fra en annen og formatere som et tall for å duplisere denne koden.
De nyttige kodene er de tre første kodene. På showet demonstrerte jeg dette regnearket. Identiske formler i kolonnene D, E og F beregner DATEDIF i år, måneder og dager.
Formelen i kolonne G strenger dette sammen for å lage tekst med lengden på tid, år og dager.
Du kan kombinere dette i en enkelt formel. Hvis celle A2 inneholder tilknytningsdatoen, bruk følgende formel i B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Summen av synlige celler
Legg til en SUM-funksjon under en database, og bruk deretter AutoFilter til å filtrere databasen. Excel inkluderer irriterende de skjulte radene i summen!
I stedet følger du disse trinnene:
- Bruk Data - Filter - AutoFilter for å legge til rullegardinlistene for AutoFilter.
- Velg et filter for ett felt
- Gå til den tomme cellen under en av de numeriske kolonnene i databasen.
- Klikk på den greske bokstaven E (Sigma) i standard verktøylinjen. I stedet for å gå inn
=SUM(), vil Excel legge inn=SUBTOTAL()og bruke kodene for å forhindre at skjulte rader blir inkludert.
Hurtigtast for å gjenta den siste kommandoen
F4-tasten gjentar den siste kommandoen du utførte.
Velg for eksempel en celle og klikk på B-ikonet for å gjøre cellen fet.
Nå velger du en annen celle og trykker på F4. Excel vil gjøre den cellen fet.
F4 vil huske den siste kommandoen. Så du kan lage en celle i kursiv, og deretter bruke F4 til å gjøre mange celler kursiv.
Forhåndsvelg celleområdet som skal angis
I boka viser jeg deg hvordan du bruker Verktøy - Alternativer - Rediger - Flytt valg etter Enter Retning - Høyre for å tvinge Excel til å flytte til høyre når du trykker på enter-tasten. Dette er bra når du må legge inn data som går på tvers av en rad.
Det er spesielt nyttig hvis du skriver inn tall på det numeriske tastaturet. Trikset lar deg skrive 123 Enter og havne i neste celle. Ved å holde hendene på det numeriske tastaturet, kan du skrive inn tallene raskere.
Noen foreslo en forbedring av denne teknikken. Velg forhåndsområdet der du skal legge inn dataene. Fordelen er at når du kommer til den siste kolonnen og trykker Enter, hopper Excel til begynnelsen av neste rad.
Trykk på Enter på bildet nedenfor for å flytte deg til celle B6.
Ctrl + dra fyllhåndtaket
Jeg har vist Fill Handle-trikset mange ganger på showet. Skriv inn mandag i A1. Hvis du velger celle A1, er det en firkantet prikk i nederste høyre hjørne av cellen. Denne prikken er Fill Handle. Klikk på fyllhåndtaket og dra enten ned eller til høyre. Excel fyller ut tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag, søndag. Hvis du drar i mer enn 7 celler, starter Excel på nytt på mandag.
Excel er veldig bra. Den kan utvide alle disse seriene automatisk:
- Mandag - tirsdag, onsdag, torsdag, fredag osv.
- Jan - Feb, Mar, Apr, etc.
- Januar - februar, mars osv.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 etc.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1, etc.
- 1. periode - 2. periode, 3. periode, 4. periode osv.
- 23. okt 2006 - 24. okt 2006, 25. okt 2006 osv.
Siden Excel kan gjøre ALLE disse fantastiske seriene, hva forventer du hvis du skriver inn 1 og drar fyllhåndtaket?
Du kan forvente at du vil få 1, 2, 3, …
Men du får virkelig 1, 1, 1, 1, 1, …
Boken snakker om en innviklet metode. Skriv inn 1 i A1. Skriv inn 2 i A2. Velg A1: A2. Dra påfyllingshåndtaket. Det er en bedre måte.
Bare skriv inn 1 i A1. Ctrl + Dra påfyllingshåndtaket. Excel vil fylle ut 1, 2, 3. Å holde Ctrl nede ser ut til å overstyre den normale oppførselen til fyllhåndtaket.
Noen på et seminar sa at de vil legge inn en dato, dra datoen og få Excel til å holde datoen den samme. Hvis du holder Ctrl nede mens du drar fyllhåndtaket, vil Excel overstyre normal oppførsel (økning av datoen) og gi deg samme dato i alle celler.
