I denne videoen viser jeg deg en måte å raskt legge til manglende data i et regneark. Det er en enkel teknikk som bruker en veldig grunnleggende formel, og det er et vakkert eksempel på kraften til relative cellereferanser.
Noen ganger får du et sett med data som ikke er komplett, fordi det er organisert som en oversikt, med hovedoverskrifter og underoverskrifter som vises bare en gang i starten av en ny seksjon.
Dette er ikke et problem for mennesker, fordi vi kan se og forstå den generelle strukturen til dataene.
Men det fungerer ikke hvis du vil analysere dataene ved hjelp av filtre, eller pivottabeller eller til og med betinget formatering. For å skjære og skjære data med disse verktøyene, vil du ha et komplett sett med verdier i hver rad.
Men å legge inn denne typen manglende informasjon manuelt i et stort sett med data er kjedelig arbeid, selv med snarveier.
Heldigvis, så lenge dataene er godt organisert, kan du bruke en enkel formel for å legge til manglende verdier.
La oss prøve det med disse dataene.
For å begynne, velg dataene. Hvis jeg setter markøren i den siste kolonnen, som inneholder et komplett sett med verdier, vil kontroll A gjøre susen.
Deretter velger du bare de tomme cellene. For å gjøre det, bruk kontroll-G for å hente GoTo-spesialvinduet, velg Tomt og klikk OK.
På dette tidspunktet er bare tomme celler valgt, og jeg trenger bare å legge til en formel for å hente inn manglende verdier. Du tror kanskje du trenger noe fancy, men faktisk, på grunn av den relative arten av referanser i Excel, er formelen vi trenger død enkel. Nøkkelen begynner med riktig referanse.
For å gjøre det, sørg for at den aktive cellen i utvalget er en av de tomme cellene. Den aktive cellen vil være grunnlaget for alle formlene vi legger inn.
Deretter skriver du inn en formel som setter den aktive cellen til adressen til cellen over den.
Nå, i stedet for å trykke på retur, som bare vil angi formelen i den aktive cellen, trykker du på Ctrl + retur.
Kontrollretur angir samme formel i alle valgte celler samtidig. Fordi formelen inneholder en relativ referanse, vil Excel oppdatere adressen på hvert sted. I virkeligheten ber vi Excel om å bruke "cellen over" for å fylle ut alle tomme celler. Dette skaper en kjede av formler som alle "ser opp" for å hente verdier.
Til slutt må vi kvitte oss med formlene, slik at de ikke forårsaker problemer hvis vi sorterer eller på annen måte manipulerer dataene senere. Med alle formler valgt, kopier til utklippstavlen, bruk deretter lim inn spesial, og velg verdier. Dette erstatter alle formler med faktiske verdier.
Nå har vi et komplett sett med data som vi enkelt kan analysere.
Kurs
KjerneformelRelaterte snarveier
Rediger den aktive cellen F2 ⌃ + U Skriv inn samme data i flere celler Ctrl + Enter ⌃ + Return Angre siste handling Ctrl + Z ⌘ + Z Velg nåværende region Ctrl + A ⌘ + A Vis dialogboksen 'Gå til' Ctrl + G ⌃ + G Flytt aktiv celle ned i markeringen Enter Return Flytt aktiv celle opp i valget Shift + Enter ⇧ + Return Kopier valgte celler Ctrl + C ⌘ + C Vis dialogboksen Lim inn spesiell Ctrl + Alt + V ⌘ + ⌃ + V
