Cheryl sendte inn ukens Excel-problem. Excel-veteraner vil se dette som grunnleggende, men det var et verdifullt tips til Cheryl. Siden dette er det første Excel-tipset i 1999-2000-sesongen, begynner vi med en grunnleggende.
Noen ga meg et Excel-regneark. Retningskoder er i kolonne F, og et 7-sifret telefonnummer er i kolonne G. Jeg vet hvordan jeg skal dele en kolonne fra hverandre ved hjelp av tekst-til-kolonner, men hvordan slår jeg sammen disse to kolonnene?
Heldigvis starter retningsnummer og telefonnumre aldri med 0 i USA, så det var ingen tilfeller der ledende null på telefonnummeret gikk tapt. En rask skanning av dataene viste at alle telefonnumrene hadde 7 sifre og alle retningsnummerene hadde tre sifre. Etter å ha snakket Cheryl, ble vi enige om at det beste formatet ville være å ha telefonnummeret slik: (330) 555-1212
I celle H2 begynner vi å bygge formelen. Operatøren i Excel for å bli med i to tekstfelt er & symbolet. Eventuelle konstanter du ønsker, må inkluderes i doble anførselstegn. Så, for å få de ledende parentesene og retningsnummeret, trenger du en formel som denne:="("&F2
Deretter legger du til en annen sammenkoblingsoperator og de avsluttende parentesene rundt retningsnummeret. Merk at det er både parenthese og et mellomrom som er innesluttet i sitatene.="("&F2&") "
Å få telefonnummeret med bindestrek vil være litt vanskeligere. Bruk VENSTRE-funksjonen for å få bare de tre første sifrene i telefonnummeret. Syntaksen er VENSTRE (celle, antall tegn). Etter dette, legg til et annet sammenkoblingstegn og midtstreken i anførselstegn.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
For å få 4. til 7. siffer i telefonnummeret, bruk MID-funksjonen. Syntaksen er MID (celle, starttegn, antall tegn). Vi ønsker å starte med det 4. tegnet og fortsette med totalt 4 tegn. Dermed er den endelige formelen:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Wow - det ser ut som en stor formel, men hvis du bryter den ned og bare bygger den ett trinn av gangen, er det enkelt.
Følg med for to gode tips. Nå som du har formelen i celle H2, trenger du en rask måte å kopiere den ned til alle celler. Excel har en flott snarvei for dette. Sett cellepekeren på H2. Nederst til høyre i cellepekeren er det et lite firkant. Dobbeltklikk denne firkanten med musen, og formelen kopieres ned til så mange rader som du har data i kolonne G.
Det er et siste viktig skritt. Hvis du nå vil slette kolonnene F og G, vil alle de herlige telefonnumrene i H bli til #REF !. Du må konvertere cellene fra en formel til verdier. Slik gjør du det. Marker alle cellene som inneholder telefonnumre i kolonne H. Trykk Ctrl + C (eller Rediger - Kopier) for å kopiere disse cellene. Nå, uten å markere cellene, må du umiddelbart gjøre en Edit - Paste Special. Klikk alternativknappen for Verdier og klikk OK. Formlene blir nå endret til verdier, og du kan slette kolonnene F & G.
Excel er utrolig fleksibel når det gjelder å manipulere data. I dette tilfellet var Cheryl redd hun ville være oppe hele natten med å nøkkel om områdekodene og telefonnumrene i en enkelt celle. Formelen og trinnene i denne ukens tips lar deg gjøre den samme oppgaven på omtrent et minutt.
