Greenbar-formatering i Excel - Excel-tips

Hvis du er over en viss alder, vil du huske når alle datamaskinrapporter ble produsert av MIS-avdelingen ved hjelp av COBOL og en høyhastighets IBM Line Printer. Disse rapportene skrives alltid ut på papir kalt "Greenbar". Fire rader ble skyggelagt i grønt, deretter ble fire rader skyggelagt i hvitt. Disse rapportene hadde 132 tegn på tvers, og det å kunne følge fargene på tvers hjalp deg med å beholde din plass i rapporten.

Å bruke Greenbar-formatering i Excel har et fint retroutseende. Det er også fortsatt lettere å følge linjene på tvers av siden. Denne artikkelen vil diskutere tre alternativer for å bruke greenbar-formatering til en rapport.

Metode 1

Bruk AutoFormat

Vinduet Innstillinger for automatisk formatering

Start med data i et listeformat.
Velg hvilken som helst celle i listen.
Velg Format - AutoFormat fra menyen
I dialogboksen Autoformat vil du se 6 formater. Bruk rullefeltet til å skyve ned til den tredje siden med formater. Velg formatet som heter List2. Klikk OK.

Autoformatvisning

Excel vil bruke en greenbar-effekt som vist:

Sorter på formatert område

Ulempen med denne metoden er at når du sorterer dataene, går formateringen med den originale raden. Etter å ha sortert ovennevnte data etter kunde, er det fine mønsteret med 2-grønt etterfulgt av 2-hvitt et tilfeldig mønster av grønt og hvitt:

Metode 2

Bruk betinget formatering

Bruke betinget formatering

Velg alle cellene i listen din.
Velg Format> Betinget format fra menyen
I dialogboksen Betinget format endrer du den første rullegardinmenyen fra "Cell Value Is" til "Formula Is".
Skriv inn denne formelen i Formel-boksen: =MOD(ROW(),2)=0
Klikk på Format… -knappen
Klikk på kategorien Mønstre i dialogboksen Formater celler
Velg et lysegrønt (eller lyseblått eller lysegult) mønster. Klikk OK.
Klikk OK for å lukke dialogboksen Betinget formatering

Betinget formateringsresultat

Resultatet blir en greenbar-effekt med annenhver rad uthevet. Den er opprettet ved betinget formatering. Du står fritt til å sortere dataene på nytt, slette rader eller til og med sette inn rader midt i dataene. Den grønne formateringseffekten vil vedvare.

Formelen i Betinget formatering-boksen bruker MOD-funksjonen. Husker du da du først lærte å gjøre lang divisjon? Hvis du måtte dele 7 i 25, kan du komme med svaret "3 med en rest på 4"? MOD-funksjonen forteller deg resten etter at du har gjort divisjonen. Så, =MOD(25,7)ville være 4 - fordi resten etter 7 går inn i 25 er 4.

I den betingede formateringen ovenfor delte du radnummeret med 2. Hvis resten var 0, er det en jevnt nummerert rad og det betingede formatmønsteret ble brukt.

Det er mulig å eksperimentere med formelen for å lage alternative båndmønstre. Del for eksempel radnummeret med 8. Hvis resten er 0 til 3, bruk et grønt mønster. Bruk ellers det hvite mønsteret. Her er noen eksempler på formler:

2 Grønn etterfulgt av 2 hvite: =MOD(ROW(),4)<2
3 Grønn etterfulgt av 3 hvite: =MOD(ROW(),6)<3
4 Grønn etterfulgt av 4 hvite: =MOD(ROW(),8)<4

Sorter formatert område

Metode 3

Bruk en VBA-makro

Ovennevnte metode mislykkes hvis du har skjulte rader i dataene dine. Dette er vanlig hvis du bruker et autofilter- eller gruppe- og omrissmodus. Metode 2 kan ikke brukes hvis du allerede har betinget formatering i dataene dine. I dette tilfellet er løsningen følgende makro. Hvis du ikke er kjent med Visual Basic Editor, kan du lese Introduksjon til Excel VBA Editor.

Skriv inn følgende kode på en standardmodul:

Sub ApplyGreenBarToSelection() n = 0 For Each VisRow In Selection.Resize(, 1).SpecialCells(xlCellTypeVisible) n = n + 1 If n Mod 2 = 0 Then VisRow.EntireRow.Interior.ColorIndex = 35 End If Next VisRow End Sub

På bildet nedenfor har jeg slått på AutoFilter-funksjonen og filtrert til bare postene for Customer DEF. Velg alle cellene i utvalget, og bruk Verktøy - Makro - Makroer til å kjøre ApplyGreenBarToSelection.