Trykk Ctrl + T på et datasett, og alt mulig fantastisk skjer. Mens jeg kan bruke en time på å fortelle deg hvor fantastiske Excel-tabeller er, får noen irriterende ufullstendigheter meg til å unngå dem. Lær hvorfor i dagens artikkel.
Hvor mange ganger har du en liten databasetabell i Excel? Overskrifter (feltnavn) i rad 1, hver rad i tabellen representerer en post. Velg de dataene og trykk Ctrl + T for å påkalle kommandoen Format as Table. (Merk at tabeller ble debutert i 2003 som en liste, så Ctrl + L fungerer også).
Se på den vakre 1970-tallsformateringen annenhver rad! Jeg elsker den formateringen.
Og se … Excel antar at jeg er en idiot som ikke kan slå på filteret når jeg trenger det, så de slår på det for meg. Så fint.
Hvis jeg tilfeldigvis rullet rad 1 fra siden, blir de ubrukelige kolonneoverskriftene på ABCDEF erstattet med faktiske feltnavn. Igjen antar Excel at jeg er for opptatt til å kunne fryse vinduer, så de gjorde det for meg.
Jeg respekterer seriøst at hvis jeg (a) tenker fremover nok til å formatere den tomme H2 som en prosent med 1 desimal, (b) skriver du inn en GP% -formel i H2, og trykker Enter …
… formelen kopieres automatisk. Jeg elsker virkelig denne. Jeg liker ikke at formelen er i (@Profit)/(@Revenue)stedet for =G2/F2. Men jeg liker at jeg ikke trenger å dobbeltklikke på fyllhåndtaket for å kopiere formelen ned.
Oppdater
IvenBach fra forumet bemerker at du kan slå av de alternative tabellformlene med Fil, Alternativer, Formler, Arbeide med formler, Bruk tabellnavn i formler og avmarkere alternativet.
Men her er den absolutt beste funksjonen om tabeller. La oss si at du har et bord, og at du har brukt den tabellen til noen av disse:
- kildedataene for et diagram
- kildedataene for en pivottabell
- en VLOOKUP- eller HLOOKUP-tabell (eller det andre argumentet i MATCH for dine INDEX / MATCH-fans)
- kilden for et definert navn
Den beste funksjonen i en tabell er den lille enden av tabellmarkøren vist i H21 nedenfor. Hvis du kopierer nye data og limer inn dataene i den første tomme raden under tabellen …
… diagrammet oppdateres automatisk. De nye dataene er formatert. Formelen i kolonne H kopieres ned. Dette er en vakker funksjon.
Andre gode grunner til å bruke tabeller:
- Pivottabeller basert på datamodellen krever at dataene dine er i tabeller
- Power Map (nå kjent som 3D Maps) krever tabeller, selv om Power Map-teamet pent konverterer dataene dine bak kulissene hvis du ikke gjør det
Så - hvorfor bruker jeg ikke bord?
Tabeller var et stort arbeid i utviklingssyklusen for Excel 2007. Det var året Excel flyttet fra menyer til båndet. Det var for mye å gjøre. Legenden forteller at Excel-teamet bestemte seg for: "Tabeller vil aldri fungere. Vi har ikke tid til å fullføre dem. La oss ta dem ut av produktet."
Da nyheten ble kommunisert gjennom hele utviklingsteamet, kom ordet tilbake: "Nei! Vi er for langt inne. Det vil ta mer tid å fjerne tabeller på dette tidspunktet enn vi har."
Så tabeller er i Excel. Og all godheten som jeg beskrev ovenfor, er i Excel. Alt dette er bra, og jeg vil bruke tabeller når jeg vet at jeg trenger et diagram eller en pivottabell for å utvide med økende data. Men det er de tingene som ikke er ferdige som får meg til ikke å bruke bord hver dag. Jeg forstår at elementene i denne listen er uklare. Mange vet ikke om dem og bruker dem ikke. Men jeg bruker dem. Jeg bruker dem mye. Dette er nok til å hindre meg i å bruke tabeller hele tiden.
- Egendefinerte visninger fungerer ikke hvis du har et bord. Jeg bruker tilpassede visninger for å skjule 20 regneark i en kommando.
- Delsummene fungerer ikke med et bord. Jeg møter mange mennesker som hater subtotaler. Jeg elsker delsummer.
Hvis du aldri bruker delsummer og ikke vil lære hvorfor egendefinerte visninger kan hjelpe deg, så er Ctrl + T-tabeller fantastiske.
Hver lørdag innrømmelse av skyld. Jeg vil avsløre mine dårlige vaner i Excel og diskutere hvorfor du skal gjøre det jeg sier i stedet for å gjøre det jeg gjør.
Excel-tanken om dagen
Jeg har bedt mine Excel Master-venner om deres råd om Excel. Dagens tanke å tenke på:
"Vet at tallformatering er en fasade slik at du ikke blir lurt :)"
Mike Girvin
