Dette tipset er en utvidelse av forrige ukes Excel-tips. Du kan bruke Gå til spesiell-kommandoen til å velge de tomme cellene fra et område. Dette er flott Excel-teknikk for å rydde opp data i en pivottabell.
Pivottabeller er fantastiske verktøy. Men hva om pivottabellen din bare er et mellomtrinn i datamanipuleringene dine, og du vil gjøre ytterligere bruk av de oppsummerte dataene i pivottabellen? Jeg mottok regelmessig 5000 rader med data fra et eldre mainframe-system. Disse dataene har kolonner for produkt, måned, region, status og antall. Jeg trengte å oppsummere dataene i en pivottabell med måneder som gikk over toppen, produkt, region og status som gikk nedover radene. Pivottabeller gjør dette til et øyeblikk.
Derfra trengte jeg å ta dataene fra pivottabellen og importere til Access. Som du kan se, er ikke standard pivottabell egnet for dette. Excel bruker en omrissestil slik at hver region vises bare én gang, med tomme celler som følger den til Region Subtotal. Celler i dataseksjonen uten data er tomme i stedet for numeriske. Jeg vil heller ikke ha delsummene i dataene.
Fra og med Excel 97 er det alternativer for pivottabellen for å kontrollere noe av denne oppførselen.
Dobbeltklikk feltnavnet for regionen i dialogboksen Layout for pivottabell. I delen Delsummer klikker du på alternativknappen for "Ingen". Dette vil bli kvitt uønskede delsummer.
I Excel 2000 tar alternativknappen deg til en dialog der du kan spesifisere "For tomme celler, vis:" og fyll ut null slik at du ikke har en tabell full av tomme celler.
For å manipulere pivottabellen ytterligere, må du gjøre det ikke lenger et pivottabell. Hvis du prøver å endre celler i en pivottabell, vil Excel fortelle deg at du ikke kan endre en del av en pivottabell. For å endre fra en pivottabell til bare verdier, følg disse trinnene:
- Flytt cellepekeren utenfor pivottabellen.
- Hvis pivottabellen starter på rad 1, setter du inn en ny rad 1.
- Begynn å markere i den nye tomme raden 1 og dra nedover for å velge hele pivottabellen.
- Gjør Ctrl + C (eller Edit - Copy) for å kopiere dette området.
- Med det samme området valgt, gjør du Rediger - Lim inn spesielle - Verdier - OK for å endre pivottabellen til bare statisk verdi.
Men her er det virkelige tipset for denne uken. Skriver Jennifer
Jeg har kontinuerlig kommet inn i problemet med å bruke pivottabellalternativet, for å oppsummere reams of data, men det fyller ikke ut radene under hver endring i radkategori. Vet du hvordan du lager pivottabellen under hver endring i kategorien ?? Jeg har måttet dra og kopiere hver kode ned slik at jeg kan gjøre flere pivottabeller eller sortering. Jeg har prøvd å endre alternativene i pivottabellen, til ingen nytte.
Svaret er ikke lett å lære. Det er ikke intuitivt. Men hvis du hater å dra disse cellene ned, vil du elske å ta deg tid til å lære denne prosessen! Følg med - det virker langt og trukket ut, men det fungerer virkelig. Når du har fått det, kan du gjøre dette på 20 sekunder.
Det er faktisk 2 eller 3 nye tips her. La oss si at du har to kolonner til venstre som er i disposisjonsformat som må fylles ut. Fremhev fra celle A3 helt ned til celle B999 (eller hva den siste dataraden din er.)
Triks nr. 1. Velge alle de tomme cellene i det området.
Trykk Ctrl + G, alt = "" + S + K, og skriv deretter inn. Hu h?
Ctrl + G henter GoTo-dialogen
Alt + S velger "Spesiell" -knappen i dialogboksen
Dialogen Goto-Special er en fantastisk ting som få vet om. Trykk "k" for å velge "blanks". Trykk på enter eller klikk OK, og du vil nå ha valgt bare de tomme cellene i pivottabellens omrisskolonner. Dette er alle cellene du vil fylle ut.
Knep # 2. Ikke se på skjermen mens du gjør dette - det er for skummelt og forvirrende.
Trykk på liknøkkelen. Trykk på pil opp. Hold nede Ctrl og trykk enter. Treff er lik og pil opp sier: "Jeg vil at denne cellen skal være akkurat som cellen over meg." Å holde Ctrl nede når du trykker på enter, sier: "Skriv inn den samme formelen i hver valgte celle, som takket være Trick # 1 er alle de tomme cellene som vi ønsket å fylle ut.
Triks # 3. Hvilket Jennifer allerede vet, men er her for fullstendighet.
Du må nå endre alle disse formlene til verdier. Velg alle cellene i A3: B999 igjen, ikke bare blanke. Trykk Ctrl + C for å kopiere dette området. Trykk på alt = "" + E og deretter sv (enter). å lime inn spesielle verdier disse formlene.
Ta-da! Du vil aldri tilbringe en ettermiddag manuelt å trekke ned kolonneoverskrifter i et pivottabell igjen.
