For å prøve dette tipset på din egen datamaskin, last ned og pakk ut CFH249.zip.
Mange ganger bygger vi regneark som andre kan fylle ut. Hvis de andre ikke ser på Call for Help, er de kanskje ikke like regnearkklare som deg. Disse menneskene kan finne uvanlige måter å skrive inn feil type data - å skrive inn tekst der du forventer tall, eller stave regioner på feil måte. Bruk Excels datavalideringsfunksjoner for å kontrollere hva som kan legges inn i regnearket.
Som standard er hver celle i Excel satt til å tillate noen verdi. Du kan bruke dialogboksen Data - validering til å kontrollere hvilke verdier folk kan angi i en celle.
Sett opp en celle for å tillate heltall mellom 1 og 50
I regnearket nedenfor vil du begrense celle B1 slik at den bare aksepterer heltall mellom 1 og 50.
Velg celle B1. Velg Data - Validering fra Excel-menyen.
I utgangspunktet viser datavalideringsdialogen at cellen er satt opp slik at den tillater hvilken som helst verdi.
Velg Hele nummeret i rullegardinmenyen Tillat.
Etter at du har valgt Hele nummeret, endres dialogboksen for å vise en minimums- og maksimumsverdi. Skriv inn 1 og 50 her.
I dialogboksen Datavalidering velger du kategorien Inndatamelding. Verdiene på denne siden vises i en verktøytips som dukker opp når noen velger cellen. Skriv inn en tittel og litt tekst for å veilede personen ved hjelp av regnearket.
I kategorien Feilvarsel skriver du inn en feilmelding som vises hvis noen skriver inn feil verdi.
Velg OK for å avvise dialogboksen.
Når noen flytter cellepekeren til celle B1, vises en verktøytips med teksten din fra kategorien Input Message.
Hvis de prøver å angi en feil verdi, presenterer Excel feilmeldingen din.
Når de har angitt en feil verdi, må de enten angi riktig verdi, eller trykke på Esc-tasten for å komme ut av feilmeldingen. Ved å trykke Esc slettes oppføringen i B1.
ekstra detaljer
Du har litt kontroll over hvor villig Excel vil være. Jeg hater når maskiner prøver å late som om de er smartere enn meg. Hva om bedriften din en dag har vokst og det virkelig er gyldig å ha en representant nr. 51? Hvis du endrer stilen fra Stopp til Advarsel, vil Excel fraråde personen å skrive inn 51, men det vil tillate det. Her er fanen Feilvarsel:
Den resulterende feilmeldingen har en standardknapp som indikerer at resultatet skal endres. Personen som bruker regnearket kan velge Ja for å tillate inntasting av 51.
Hvis du endrer feilstilen til Informasjon, blir personen varslet om at de angav en uventet verdi, men meldingsboksen er som standard OK for å la dem beholde feil verdi. I dette tilfellet kan du bruke en melding som denne.
Skriv inn feil verdi, og feilmeldingen lar deg gjerne godta feil verdi ved å trykke Enter for å velge standardknappen for OK.
Bruke validering for å lage en rullegardin
Hvis du tillater folk å skrive i en region, vil du snart oppdage at det er et dusin måter å gå inn i "Western Australia". Det ville være bedre å la folk velge fra en rullegardinmeny med gyldige verdier. Dette er veldig enkelt å sette opp.
Først går du til et sted utenfor regnearket og skriver inn listen over gyldige regioner.
Velg cellen som skal ha rullegardinmenyen. Velg Data - Validering fra menyen. Endre hvilken som helst verdi til liste. I området Tekstboks velger du området som inneholder listen din. La rullegardinmenyen være valgt.
Resultatet: når som helst at cellen er valgt, vises en rullegardinpil og listen din vil være tilgjengelig.
ekstra detaljer
Det kan være lurt å flytte listen til et annet regneark, slik at det ikke blir slettet ved et uhell. Teknisk sett sier Microsoft at dette ikke er tillatt. Det er imidlertid en løsning. Skriv listen på et annet regneark. Tilordne et område navn (Sett inn - Navn - Definer) til det området.
Sett opp validering på det opprinnelige regnearket. I listeboksen skriver du inn et likhetstegn og deretter navnet på området på det andre regnearket.
Legg til verktøytips til celler
En interessant bruk av validering er å sette opp inndatameldinger for en celle mens du lar de andre fanene i datavalideringsdialogen være tomme. På denne måten vil programmet akseptere hvilken som helst verdi uten feilmelding, men når noen flytter cellepekeren til en celle, vil de se en verktøytips som veileder dem med hvilke verdier som forventes.
