Jeg underviser i en kurs om Power Excel ved University of Akron. Selv om det blir annonsert som en avansert klasse, er det alltid noen grunnleggende konsepter som studentene ikke ser ut til å kjenne. Jeg er overrasket over hvordan de enkleste teknikkene vil forårsake mest spenning. Dette er et av disse tipsene.
I dag skrev Sajjad fra Dubai med et spørsmål. Han har en database med fornavn i kolonne A og etternavn i kolonne B. Hvordan kan han slå sammen fornavn og etternavn i en enkelt kolonne?
Dette er et av de spørsmålene du aldri kan finne i Excel-hjelp, fordi ingen tenker å søke etter ordet "sammenkobling". Heck, jeg tror ikke noen normal person noen gang bruker ordet sammenkoblet. Hvis du ikke vet å søke etter Concatenate, vil du aldri lære at sammenkoblingsoperatøren er et ampersand.
Start med en grunnleggende formel for =A2&B2
Dette vil gi deg resultatet vist i C2 nedenfor:
Dette er en god start. Vi bør imidlertid sammenkoble fornavn, mellomrom og etternavn. Prøv denne formelen:
=A2&" "&B2
Så er spørsmålet: vil du skrike MICKEY MANTLE, eller vil du heller si Mickey Mantle? Hvis du vil endre navnet til riktig sak, bruk =PROPER()funksjonen.
=PROPER(A2&" "&B2)
Deretter vil du kopiere formelen til alle cellene i kolonnen. En snarveimetode for å gjøre dette er å dobbeltklikke på fyllhåndtaket mens celle C2 er valgt. Fyllhåndtaket er den mørkere firkantede prikken i nedre høyre hjørne av cellepekeren. Prikken ser slik ut:
Når musepekeren er nær prikken, endres musepekeren til et kryss som dette.
Dobbeltklikk og formelen blir kopiert ned til alle cellene i området.
Merk: Excel bruker kolonnen til venstre når du finner ut hvor langt du skal kopiere celler etter dobbeltklikket. Hvis du tilfeldigvis hadde en tom celle i B8, ville dette trikset stoppe på rad 7. Overlat det til Cher å forårsake et problem.
Hvis dette er tilfelle, vil du kanskje ta tak i fyllhåndtaket og dra ned til alle radene for å kopiere formelen.
Merknad 2: Riktig funksjon er utmerket, men den bruker ikke store navn på etternavn som McCartney (se celle C7). Du må gå gjennom og bruke store bokstaver etter C manuelt. Det ville også ha et problem med VanHalen. Er dette en smerte? Ja - men det er lettere å fikse noen få celler enn å skrive inn alt i tilfelle.
Konvertere formler til verdier
Nå som du har Fornavn Etternavn i kolonne C, kan du bli fristet til å slette kolonnene A & B. Du kan ikke gjøre dette ennå. Hvis du vil slette kolonnene A og B, vil alle formlene i kolonne C endre seg til #REF! feil. Denne feilen sier: "Hei - du fortalte meg at verdien i denne kolonnen skulle være fra A2 og B2, men du slettet disse cellene, så jeg vet ikke hva jeg skal sette her!".
Løsningen er å endre formlene til verdier før du sletter kolonnene A og B. Følg disse trinnene:
- Fremhev celleområdet i kolonne C
- Kopier disse cellene til utklippstavlen ved å bruke favorittmetoden din (De 4 metodene du kan velge mellom: Ctrl + C, eller Rediger - Kopier fra menyen, eller utklippstavleikonet på verktøylinjen, eller høyreklikk og velg kopi).
- Uten å fjerne markering av cellene, velger du Rediger> Lim inn spesial fra menyen. Velg Verdier og deretter OK fra dialogboksen Lim inn spesial. Dette trinnet limer inn gjeldende verdi for hver celle i området tilbake i cellen. I stedet for å ha en formel, vil du nå ha en statisk verdi. Det er trygt å slette kolonnene A og B.
Slå sammen en celle som inneholder tekst til en celle som inneholder et tall
Generelt vil dette fungere ganske bra. På bildet nedenfor har jeg brukt formelen til å bygge et uttrykk som inneholder et navn i kolonne A med en alder i kolonne C.
Trikset er når nummeret vises i ett format, og du vil at det skal brukes i et annet format. Datoer er et klassisk eksempel på dette. Datoen 11. desember 1943 er faktisk lagret som et antall dager siden 1. januar 1900. Hvis jeg prøver å bli med i teksten i kolonne A med datoen i kolonne B, får jeg et dumt utseende resultat.
Løsningen er å bruke =TEXT()funksjonen. Tekstfunksjonen krever to argumenter. Det første argumentet er en celle som inneholder et tall. Det andre argumentet er et tilpasset tallformat som indikerer hvordan nummeret skal vises. Følgende formel vil gi et pent formatert resultat.
Det er mange kule teknikker som ble dekket i dette tipset.
- En formel for å koble til to kolonner med tekst ved å bruke bokstavet som en sammenkoblingsoperator
- Hvordan bli med i en celle til en tekstverdi
- Hvordan bruke PROPER-funksjonen til å endre navn til riktig sak
- Hvorfor får du en #REF! feil
- Hvordan bruke Lim inn spesielle verdier for å konvertere formler til verdier.
- Slå sammen en celle som inneholder tekst til en celle som inneholder et tall
- Bruke TEKST-funksjonen til å kontrollere visningen av en dato i en formel.
Dette konseptet er omskrevet fra Guerilla Data Analysis ved hjelp av Microsoft Excel.
