For å prøve dette tipset på din egen datamaskin, last ned og pakk ut CFH231.zip.
Pivottabeller er Excels kraftigste funksjon. Andre tips på dette nettstedet diskuterer pivottabeller, men dagens show snakker om to interessante bruksområder for pivottabeller. Først kan du bruke en pivottabell for å komme med en unik liste over verdier fra et felt. For det andre kan du bruke en pivottabell for å vise prosentandelen av elementene på rad.
Datasettet har 10 000+ rader med salgsdata. Det er kolonner for kunde, produkt, måned og solgt antall.
Finne unike verdier
Den tradisjonelle måten å finne unike verdier fra en liste er å bruke kommandoen Data - Filter - Advanced Filter. Du kan imidlertid også opprette en unik liste over verdier med en pivottabell. Velg en enkelt celle i datasettet. Velg Data - Pivottabell og PivotChart-rapport fra menyen. Klikk Fullfør. Du vil bli presentert med en tom pivottabell som vist nedenfor.
For å få en unik liste over kunder, velg Kundefeltet og trykk på knappen Legg til radområde.
Hvis du teller, var det totalt fire klikk. Du kan nå kopiere celler A5: A28 til et annet regneark, og du har en unik liste over kunder.
Beregning av prosentandel av totalt
Gå tilbake til det opprinnelige datasettet og velg en enkelt celle. Velg Data - Pivottabell & Pivottabellrapport fra menyen. Klikk Fullfør for å opprette en tom pivottabell.
I produktlisten Pivottabell velger du Produkt og klikker Legg til i radområde.
Velg deretter Dato-feltet. Endre rullegardinmenyen nederst i feltlisten for å være kolonneområde, og klikk på Legg til i-knappen.
Velg Cases-feltet. Endre rullegardinmenyen til Data-området. Klikk på Legg til-knappen. Den resulterende pivottabellen viser salg etter produkt og måned.
Selv om denne rapporten er et sammendrag av 10.000 rader med data, er det fortsatt et forvirrende tall. Det er veldig vanskelig å få øye på trender i dataene. Når selger bananer best? Det er vanskelig å si.
Dobbeltklikk på Sum av saker-knappen i celle A3 for å vise Pivottabell-feltdialogen. Dialogboksen gir deg noen innstillinger som du sjelden trenger å endre. Velg imidlertid Alternativer-knappen for å se flere alternativer.
Den utvidede dialogen indikerer at du viser dataene som Normal.
Velg rullegardinmenyen Vis data som. Det er alternativer for:
- Normal
- Forskjell fra
- % av
- % Forskjell av
- Kjører totalt i
- % av rad
- % av kolonnen
- % av totalt
- Indeks
For dagens analyse, velg% av Row. Basisfeltet og basiselementet er ikke relevante for% av rad, så alternativene er nedtonet. Velg OK for å lukke dialogboksen og gå tilbake til pivottabellen.
I den resulterende pivottabellen kan du se at banansalget er sterkest i januar til februar. Epler gjør det beste i september til november, og kirsebær gjør det bra i mai til juli.
Selv om det vanligvis tar fire klikk å lage pivottabeller, har de mange tilleggsfunksjoner som gir mulighet for enda kraftigere analyser. Folk er ofte overrasket over at Michael Alexander og jeg kunne fylle 250 sider om en funksjon i Excel, men når du vurderer alle de forskjellige alternativene i en pivottabell, fortjener det en komplett bok.
Tips fra denne episoden er fra Pivot Table Data Crunching.
