Excel er flott for å sette data i orden. Det er noen kule triks som lar deg sortere perfekt hver gang. De fleste er kjent med Excel-sorteringsdialogen. Finnes på Data-menyen, og i dialogboksen Sorter kan du spesifisere opptil tre sorteringskriterier.
Hvis du trenger å sortere etter mer enn tre kriterier, kan du gjøre dette med to sorter. Hvis du vil sortere etter region, deretter etter produkt, deretter etter kunde, deretter etter dato og deretter etter synkende antall, vil du først sortere etter dato og antall. Gjør deretter en annen sortering etter region, produkt og kunde. Sørg for at alle kolonnene i dataene dine har en overskrift. Dette vil tillate at Excel's intelligens fungerer som den skal. Hvis bare en overskrift mangler, er det sannsynlig at overskriftene dine blir sortert ned i dataene.
Det er også mulig å sortere ved hjelp av AZ-knappen på standard verktøylinjen. Velg en enkelt celle i en kolonne, og klikk AZ-knappen for å sortere i stigende rekkefølge eller ZA-knappen for å sortere i synkende rekkefølge.
Det er viktig at du bare velger en enkelt celle. Hvis du velger hele kolonnen, vil bare den kolonnen bli sortert, slik at alle dataene i den kolonnen blir feil matchet med andre celler. Ved å bruke AZ-verktøylinjeknappen kan du også håndtere sorter etter mer enn tre kriterier. For å utføre sorteringen ovenfor, velg en enkelt celle i kolonnen Antall og klikk ZA. Velg en celle i kolonnen Kund og klikk AZ. Velg en celle i datakolonnen, og klikk AZ. Gjenta for produkt og deretter region. Tilpasset sortering Noen ganger må du sortere data i en gjenkjennelig rekkefølge som ikke er alfabetisk. For eksempel, kanskje firmaet ditt vil ha regioner oppført som "Øst", "Sentralt" og deretter "Vest". Ved å bruke en vanlig sortering er det ikke en god måte å tvinge E til å sortere før C og W.
- Først skriver du inn riktig rekkefølge på et sted utenfor veien
- Velg Verktøy - Alternativer - Egendefinert liste på menyen
-
Bruk Importer fra celler og klikk Importer
Importer tilpasset liste -
Når du bruker dialogboksen Sorter, velger du alternativer og velger listen din.
Sorteringsalternativer - Resultat: listen er sortert etter den tilpassede listen
Tilfeldig sortering
Du har en liste over 25 studenter i klassen din. Du må tilordne dem en bestemt rekkefølge for å presentere bokrapporter. Hvis du tilordner dem alfabetisk, vil Amber og Andy kontinuerlig måtte gå først. Du vil sortere listen tilfeldig.
- Legg til en overskrift som heter Tilfeldig, ved siden av listen
-
Velg alle cellene ved siden av denne kolonnen med navn. Type
=RAND()
Gå inn i RAND Formula -
Trykk Ctrl + Enter for å legge inn cellene i alle cellene i utvalget.
Trykk Ctrl + Enter - Sorter etter kolonne B for å få en tilfeldig sekvens.
Merk at når du sorterer, blir sorteringen utført, og deretter blir alle cellene i kolonne B fylt ut med et nytt tilfeldig tall. Dermed blir radene sortert tilfeldig etter sorteringen, men verdiene i kolonne B vil ikke lenger vises i stigende rekkefølge. Dette er fordi verdiene i B endret seg etter sorteringen.
