Flette til PDF fra Excel - Nyheter

1. januar 2018 øker minstelønnen i New York City til $ 13,50. Dette betyr at millioner av eksemplarer av skjema LS 54S eller skjema LS54 - Merknad og bekreftelse av lønnssats må sendes til arbeidere. Staten New York gir en blank kopi av dette skjemaet som en passordbeskyttet PDF. Hvordan kan du bruke Excel til å forberede hundrevis av slike dokumenter for de ansatte?

Mens prosessen for å utføre en flette fra Excel til Word har blitt dokumentert på (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), kan du gjøre en fletting fra Excel til en PDF?

Jeg var overrasket over at den beste løsningen på denne prosessen er å bruke Adobe InDesign! Men først, la meg oppsummere de to mislykkede forsøkene mine:

• Mislykket forsøk 1: Jeg prøvde å replikere skjema LS54 i Excel ved hjelp av en serie skjermklipp for å vikle rundt cellene som ville inneholde feltene i Excel. Dette tok evig tid, og når de ble skrevet ut, så skjermklippene forferdelig ut.

  

• Mislykket forsøk 2: Bruk Adobe Acrobat. Du tror den fulle versjonen av Acrobat vil tilby en måte å fylle ut et skjema ved hjelp av en postfusjon. Det er et alternativ for importdata under Verktøy, Skjemaer, Flere skjemaalternativer. Jeg kastet bort tiden til å legge til felt i PDF-en, importerte regnearket og ble deretter skuffet over å finne ut at jeg bare kunne fylle ut ett skjema om gangen. Velg Rad 2, så kan jeg skrive ut den første ansatte. Men da måtte jeg velge Rad 3, Skriv ut, Velg Rad 4, Skriv ut, Rad 5, Skriv ut, og dette kommer aldri til å fungere for 750 ansatte.

  

Løse problemet ved hjelp av Adobe InDesign

Her på publiserer vi bøker under den hellige makroen! Bøker avtrykk. Vi abonnerer på Adobe Creative Cloud-pakken, som gir oss Photoshop, Lightroom, Acrobat og noe som heter InDesign. Sjekk rundt på firmaet ditt, det er sannsynlig at noen i markedsførings- eller kreative avdelinger allerede har et abonnement på Adobe Indesign.

Jeg klarte å løse problemet på mindre enn en time ved hjelp av InDesign. Jeg har dokumentert trinnene her for å forenkle prosessen.

• Del 1: Konverter passordbeskyttet PDF til grafikk

  1. Last ned skjema LS54S fra labor.ny.gov på skjema LS54S
  2. (Valgfritt) forbannelse i staten for passordbeskyttelse av PDF
  3. Konverter PDF-filen til et bilde. Hvis du har Acrobat, bruk File, Export to, Image, JPEG.webp. Hvis du ikke gjør det, kan du bruke klippeverktøyet i Windows for å fange skjemaet. Bare vær sikker på at Acrobat Reader viser skjemaet på 100%.

• Del 2: Bygg dokumentet i InDesign

  4. Åpne Adobe InDesign. Velg Fil, Ny, Dokument. Det første trinnet i dialogboksen Nytt dokument er å klikke på det andre ikonet under Retning for å gjøre dokumentlandskapet ditt. Endre enhetene til tommer, bredde til 11, høyde til 8,5. Endre toppmargen til 0, og InDesign vil gjøre alle marginer 0.

     
  5. Dobbeltklikk på høyre side av A-Master i Sidepanelet

  6. Fra Windows Utforsker drar du JPG.webp fra trinn 3 og slipper den på Limbrettet som er utenfor hovedsiden. Hvis du ikke har brukt InDesign før, vil du tro at du bør dra og slippe bildet * inne på siden *, men det ville være feil. Jeg deler et triks som jeg lærte av Anne Marie “Her Geekness” Concepcion. Hvis du noen gang trenger å bli en mester i InDesign, bør du ansette Anne Marie. Når du slipper bildet på mastersiden, kan du ikke komme til størrelse på håndtakene. I stedet slipper du bildet rett utenfor mastersiden. Du har nå tilgang til størrelse på håndtakene. Endre størrelsen på dokumentet slik at det passer til siden ved å holde nede Skift mens du drar størrelseshåndtaket øverst til venstre ned. Når dokumentet er litt mindre enn siden, drar du det over mastersiden til høyre. Ikke freak ut at du har kuttet av halvparten av teksten!

     
  7. Trykk på min favoritt tastatursnarvei hele tiden: Ctrl + alt = "" + Skift + E. Dette vil få hele bildet til å passe inn i den nylig endrede størrelsen på rammen. Jeg kjenner dusinvis av hurtigtaster i Excel. Jeg vet bare to hurtigtaster i InDesign og Ctrl + alt = "" + Skift + E er en av dem. Det skremmer meg helt at InDesign muligens kan ha 25 andre hurtigtaster som Ctrl + alt = "" + Shift + A til Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Del 3: Fyll ut de faste feltene

  Det er noen felt på skjemaet som vil være det samme for alle ansatte. For eksempel kan firmanavnet være det samme for alle. Slik legger du til tekst på mastersiden i InDesign.

  8. Trykk på F-tasten for å starte rammemodus. Bruk musen til å tegne et rektangel der du vil at den faste teksten skal vises. I utgangspunktet vil denne rammen ha en X gjennom den.

     
  9. Høyreklikk den nylig tegnede rammen. Velg Context, Text halvveis ned i den lange hurtigmenyen.
  10. Trykk på T-tasten for å gå til tekstinntastingsmodus

  11. Klikk i boksen og skriv inn den faste teksten. Hvis du trenger å endre skrift, velg teksten, og bruk “A” -ikonet over skjermen for å avsløre tegnverktøyene.

      

  12. Gjenta trinn 8 til 11 for alle de andre feltene som må være konstante i alle former. Dette er monotont. Å få en liten ramme med en liten 9-punkts "X" oppstilt med avmerkingsboksene er ikke morsomt, men det er mulig. Hvis du trenger å flytte en ramme eller endre størrelsen på rammen, må du velge den med det første pilverktøyet til venstre. Det kalles et markeringsverktøy (i motsetning til det mindre nyttige Direct Selection Tool som er den andre pilen i boksen).

      

  Pro Tips # 1: Velg den første boksen. Ctrl + C for å kopiere. Ctrl + V for å lime inn en ny rute midt på siden. Dra den nye boksen til posisjon. Dette er veldig nyttig når du får en liten X for avkrysningsboksene.

  Proff nr. 2: Det er vanskelig å bruke musen for å få “X” i riktig posisjon. Når rammen er valgt, bruk piltastene på tastaturet til å skyve rammen i posisjon.

  Proff nr. 3: Alle bilder i InDesign begynner å se forferdelig ut. Det er en funksjon, ikke en feil! Tenk på en bok. Power Excel 2017 With har 1400 bilder. Datamaskinen ville falle ned hvis de prøvde å vise alle 1400 bilder i høy oppløsning. Dokumentet ditt har ett bilde, og du har sannsynligvis råd til å vise bildet i høy oppløsning. Velg bildet ved å klikke på et hvitt mellomrom på skjemaet. Høyreklikk og velg Displayytelse, Display av høy kvalitet. Presto! Bildet blir skarpt.

  

• Del 4: Fyll ut dataene i Excel

  Hellig regneark! Det tok meg så lang tid å komme til Excel-delen av teknikken.

  13. Sett enkle overord i ett ord i rad 1. Formater alle valutafelt som valuta, ellers finner du $ 13,50 vises som 13,5 i den sammenslåtte PDF-filen. Jeg skjønner at det allerede er et dollartegn på skjemaet, men $ 13,50 ser bedre ut enn $ 13,5.
  14. Bruk File, Save As. Lagre dokumentet som en Excel-fil slik at du kan redigere det senere.
  15. Bruk File, Save As. Lagre dokumentet som Tekst (Tab avgrenset) (* .txt). Husk å huske banen og filnavnet slik at du kan finne det senere. Lukk filen i Excel, ellers får du en feilmelding i trinn 17.

• Del 5: Tilbake til InDesign for å legge til skjemafelt

  16. Fra vinduet InDesign velger du Vindu, Verktøy, Datasammenslåing. Et lite datafusjonsvindu vises flytende et sted over InDesign. Hvert lite flytende panel i InDesign har en hel rekke nyttige kommandoer skjult bak det de kaller Panel-menyen. Her er et bilde av panelmenyikonet:

      
  17. Åpne Panel-menyen på Datasammenslåing. Velg Velg datakilde. Bla til og velg .TXT-filen fra trinn 15. Datafusjonspanelet viser nå feltnavn fra rad 1 i regnearket. I en dra-og-slipp-verden tror du at du kan dra disse feltene videre til skjemaet ditt, men du kan ikke. Gjenta i stedet trinn 8 og 9 for å tegne nye rammer der du vil at feltene skal gå. Gjør rammene fine og brede i tilfelle en av dine ansatte er John Jacob Jinglebells III. Spesielt for LS-54S lønns- og overtidsfelt, må du kanskje endre til 10 poeng for å la rammen passe.

  18. Klikk inne i den tomme rammen for Navn. I Data Merge-panelet klikker du på Navn. Presto! <> vises i rammen. Gjenta for Lønn og OT.

      
  19. Dette trinnet er valgfritt, men verdt seksti sekunder. Klikk på forhåndsvisningsboksen nederst til venstre i panelet Data Merge. Du vil se data fra den første posten. Bruk venstre og høyre pilikon nederst på Datasammenslåingspanelet for å se neste post.
  20. Lagre InDesign-filen før du slår sammen. Jeg har lagret dokumentet mitt på dette punktet, og du kan laste det ned herfra.

  Bare for å oppsummere, hvis du ser over i sidepanelet, har du gjort alt dette arbeidet på høyre side av A-mastersiden. Men du kan se fra miniatyrbildet at alt på mastersiden viser gjennom på side 1 i dokumentet.

  

• Del 6: Endelig utskriftsfletting

  21. Det er et ikon nær toppen av datasammenslåingspanelet som ser ut som nummer 4-siden på en form. Det er symbolet for Opprett sammenslått dokument. Trykk på det.

      

  22. Alle innstillingene i Opprett sammenslått dokument er riktige. Klikk OK.

      
  23. Du får en av to meldinger. Enten: "Ingen oversett tekst ble generert" eller "Du har oversett tekst i disse postene".

  I InDesign betyr ordene “Oversett tekst” at du har flere tegn enn det som passer i en tekstramme. Jeg har ikke funnet noe som tilsvarer Excel's Shrink to Fit. Hvis de sier at du har overskrevet tekst på post 450, går du til side 450 i Sidepanelet og ser at du har en ansatt med et veldig langt navn. Gå tilbake til høyre side av A-Master-siden og endre størrelse på rammen for det feltet.

  På dette tidspunktet vil du ha et stort dokument i InDesign. I mitt tilfelle har jeg 114 sider fordi jeg hadde 114 poster i Excel-filen. Klikk på en hvilken som helst side i Sider-panelet for å se den siden med dataene fylt ut.

  Noen tips: Menyen Data Merge Panel tilbyr en kommando for oppdatering av datakilde. Hvis du endrer den underliggende Excel-filen og lagrer som en ny tekstfil, bruker du kommandoen for å få endringene. Du må gjenta trinn 21 for å slå sammen på nytt.

• Del 7: Eksporter til en PDF slik at du kan skrive ut

  24. Fra Fil-menyen velger du Adobe PDF Presets (High Quality Print). Velg filbane og navn. Godta alle tusenvis av innstillinger i dialogboksen Eksporter Adobe PDF. Klikk OK

  Et avslutningsnotat her: I det virkelige liv hadde vi 751 ansatte. Jeg la hver ansatt i filen to ganger, slik at vi kunne skrive ut to eksemplarer for hver ansatt og få dem sortert. Den resulterende PDF-filen på 1502 sider var mirakuløst bare 2,48 MB i størrelse! På en eller annen måte har veiviserne hos Adobe klart å lagre en kopi av bildet og bruke det igjen og igjen. Mitt misvisende første forsøk på å slå sammen posten ved hjelp av Excel produserte en elendig utseende 150 MB PDF-fil som aldri kunne sendes via e-post.

  Hvis du ikke finner en kopi av InDesign, eller hvis disse trinnene virker for skremmende, kan du leie en Excel-konsulent for å gjøre flettingen til PDF for deg.