Denne episoden var den der Tracy Syrstad, Nate Oliver og jeg alle dro til Toronto Blue Jays-spillet med en flott gruppe folk fra Toronto-området fra nettstedet.
Dagen etter turnerte Tracy, Nate og Tracy's ektemann John og jeg i TechTV-studioene:
Fra venstre til høyre er det John, Nate, Tracy og Bill
Jeg ønsket å gjøre en postfusjon fra Excel til Word. Når personen sendte meg dataene, var det imidlertid i feil rekkefølge. I stedet for å få dataene til å gå over kolonnene, hadde dataene informasjonen som gikk ned i radene i kolonne A.
Mens du kunne fikse alle disse manuelt, ville det være mye kutting og liming. Dette er den perfekte oppgaven for automatisering med en makro.
Hvis du aldri har brukt makroer før, går du til Verktøy - Makro - Sikkerhet og endrer innstillingen til Medium.
Målet er å spille inn en liten makro som vil løse en plate. Du vil at cellepekeren skal være på navnet for å starte. Makroen skal flytte de to feltene over, slette de tre tomme radene og havne på neste navn. På denne måten kan du kjøre makroen om og om igjen.
- Sett cellepekeren i A1.
- Velg Verktøy - Makro - Ta opp ny makro
- Gi makroen et navn (ingen mellomrom er tillatt). Velg en hurtigtast. Siden du bare bruker makroen til denne oppgaven, er noe som Ctrl + a lett å huske.
- Du vil se en liten verktøylinje. Dette er Stop Recording Toolbar. Den har bare to knapper. Den første knappen er Stopp opptak-knappen.
Den andre knappen er Relative referanser-knappen. Hvis du bare registrerte makroen nå, vil Excel hardkode det du alltid vil flytte
A2 til B1 og A3 til C1. Dette fungerer bra for en plate, men du trenger at makroen skal fungere for alle poster. Slå på relativ opptak ved å klikke på knappen Relativ opptak. Det er en bryter, så du vil at den skal se ut som om den er trykket inn.
- Alt du gjør blir registrert. Prøv å bruke tastetrykk i stedet for musen.
- Trykk på nedpilen for å flytte til B2.
- Ctrl + x for å kutte
- Trykk pil opp, høyre pil for å flytte til A1.
- Ctrl + V for å lime inn
- Venstre, Venstre, Ned, Ned, Ctrl + X for å kutte byraden
- Opp, Opp, Høyre, Høyre, Ctrl + V for å lime inn byen i kolonne C
- Venstre, Venstre, Ned for å gå til rad 2.
- Hold nede Skift-tasten mens du trykker ned, ned for å velge rad 2, 3, 4
- Alt + edr og skriv inn for å velge Rediger - Slett - Hele raden - OK
- På dette punktet er du nesten ferdig med makroen. Problemet er at du har valgt tre celler, og at du bare vil at navnet skal velges.
- Trykk på pil opp og pil ned for å velge bare navnet på den andre posten.
- Klikk på Stopp opptak-knappen
Det er på tide å prøve ut makroen. Lagre arbeidsboken i tilfelle noe går galt her.
Skriv Ctrl + a for å kjøre makroen en gang. Hvis alt gikk bra, vil makroen ha løst neste navn.
Hvis det fungerte, kan du nå holde nede Ctrl + a til alle postene er løst.
Denne lille makroen løste et problem i det virkelige liv. Nøkkelen til suksess var å bruke relativ opptaksmodus!
Hvis du tar deg tid til å lære VBA, kan du løse disse problemene, pluss langt mer kompliserte problemer. Ta en titt på Tracy og boka mi - VBA og makroer Microsoft Excel 2016.
