Fjerne duplikater i Excel - TechTV-artikler

I dagens episode sammenlignet jeg hvordan jeg kan finne eller fjerne duplikater. Excel 2007 tilbyr kule nye måter å gjøre dette på. De tre første tipsene fungerer i alle versjoner av Excel. De to siste metodene fungerer bare i Excel 2007.

Metode 1:

Bruk det unike alternativet i avansert filter

  1. Til høyre for dataene kopier du overskriften fra kolonnen der du vil finne unike verdier.
  2. Velg en celle i datasettet.
  3. I Data 97-2003 velger du Data - Filter - Avansert filter. I Excel 2007 velger du Avansert-ikonet fra Sorter og filter-gruppen i Data-båndet.
  4. Velg Kopier til et annet sted
  5. I boksen Kopier til angir du kopien til overskriften din. I figuren er dette celle D1
  6. Klikk i boksen for Bare unike poster

  7. Klikk OK

Excel gir deg en unik liste over kunder i kolonne D.

Metode 2:

Bruk en formel for å avgjøre om denne posten er unik

COUNTIF-funksjonen kan telle hvor mange poster over gjeldende post som samsvarer med gjeldende post. Trikset for å få dette til å fungere er å bruke et enkelt dollartegn i referansen. Hvis du skriver inn en formel i C2 og refererer til A $ 1: A1, sier dette: "Start fra den absolutte referansen til A1 og gå ned til posten over gjeldende post". Når du kopierer denne formelen ned, forblir den første A $ 1 den samme. Den andre A1 vil endres. I rad 17, vil formelen på C2 lese: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.

Når du har angitt formelen i C2 og kopiert den ned til alle radene, bør du kopiere C2: C15 og deretter bruke Rediger - Lim inn spesielle verdier for å konvertere formlene til verdier. Du kan nå sortere synkende etter kolonne C, og de unike verdiene vil være øverst på listen.

Metode 3:

Bruk et pivottabell for å få unike kunder

En pivottabell er flott for å finne unike verdier. Dette er den raskeste måten i Excel 2000-2003.

  1. Velg en celle i datasettet.
  2. Velg Data - Pivottabell og Pivot Chart Report.
  3. Klikk Fullfør.
  4. I feltlisten for pivottabeller klikker du på kundefeltet. Klikk på Legg til-knappen.

Excel viser deg en unik liste over kunder.

Metode 4:

Nytt i Excel 2007 - Bruk betinget formatering for å merke duplikater

Excel 2007 tilbyr nye metoder for å finne duplikater. Velg utvalg av kunder. Velg Betinget formatering - Fremhev celleregler - Dupliser verdier fra Hjemmebåndet, og klikk OK.

Hvis et navn blir funnet to ganger, vil Excel markere begge forekomstene av navnet. Du vil da sortere alle de uthevede cellene til toppen.

  1. Klikk på et hvilket som helst felt i kundekolonnen. Klikk på AZ-knappen i Data-båndet.
  2. Finn en celle som har rød markering. Høyreklikk cellen. Velg Sorter - Sett valgt cellefarge på toppen.

Metode 5:

Nytt i Excel 2007 - Bruk ikonet Fjern duplikater

Advarsel!

Denne metoden er svært destruktiv! Lag en kopi av datasettet ditt før du gjør dette!

  1. Kopier dataområdet til en tom del av regnearket
  2. Velg en celle i datasettet.
  3. Velg Fjern duplikater fra databåndet.
  4. Dialogboksen Fjern duplikater vil gi deg en liste over kolonner. Velg kolonnene som skal vurderes. Hvis du for eksempel trengte å fjerne poster der både kunden og fakturaen var identisk, merker du av for begge feltene.

    I dette tilfellet prøver du å skaffe deg en unik kundeliste, så velg bare Kundefeltet.

  5. Klikk OK.

Excel vil slette poster fra datasettet ditt. Det vil rapportere at n duplikater ble fjernet og nn poster gjenstår.

Som du kan se, er det mange metoder for å håndtere duplikater. Excel 2007 legger til to nye verktøy i arsenalet ditt.

Etter min erfaring prøver revisorer ofte å finne duplikater for å oppdage om en rapport er blitt overvurdert. Da jeg skrev Excel for revisorer , dekker jeg både Excel 2003 og Excel 2007.

Interessante artikler...