Konverter flerlinjedata til rader - Excel-tips

Innholdsfortegnelse

lan Z sendte inn ukens Excel-problem. Hans MIS-avdeling gir ham en fil generert fra en gammel COBOL-rapport. Etter å ha åpnet filen i Excel, har han 2500 linjer av dette:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

Alan ønsker å få denne ASCII-rapporten til et nyttig format: en linje per kunde, med State og Zip lagt til resten av informasjonen. Han vil også zappe de to ubrukelige linjene. Åpenbart ønsker vi ikke å gjøre alt dette manuelt. Her er en måte å raskt håndtere rotet på.

Med formlene

  • Sett inn to tomme kolonner til venstre for dataene.
  • Legg til en overskriftsrad over dataene.
  • Kolonne A kalles "Sekvens"
  • Kolonne B kalles "RowType"
  • Kolonne C kalles "Data"
  • Gjør alle overskriftene fet
  • Kolonne A skal brukes til å tilordne et nummer til hver logiske post i rapporten. Fordi denne rapporten har fire fysiske linjer for hver logiske post, trenger vi hvert sett med 4 linjer for å ha samme logiske postnummer. Jeg skriver vanligvis inn verdier for den første posten, og deretter designer jeg formler for den andre posten som kan kopieres nedover hele rapporten.
  • I celler A2: A5 skriver du inn en 1. I celle A6 skriver du inn = A5 + 1. I celle A7, skriv inn = A6. Kopier A7 til A8 og A9. Du har nå et kopierbart sett med formler for den andre logiske posten av rapporten.
  • Velg A6: A9 og trykk Ctrl C for å kopiere. Velg A10: A2501 og trykk Ctrl V for å lime inn.
  • Kolonne B skal brukes til å identifisere om den spesifikke raden er det første, andre, tredje eller fjerde segmentet av den logiske posten.
  • I celler B2: B5, skriv inn 1, 2, 3 og 4. I celle B6, skriv = B2. Kopier celle B6 fra B7: B2501.

Etter endring til verdier

Nå som du har sekvensnummer og radtyper for alle dataene dine, må du endre formlene til verdier. Velg A2: B2501. Rediger> Kopier, Rediger> Lim inn spesial> Verdier> OK.

Nå som sekvensnummer og radtyper er tildelt for alle radene, er vi nesten ferdige. Sorter dataene etter radtype som primærnøkkel og sekvens som sekundærnøkkel. Dette vil føre til at de 625 øverste linjene i hver post flyter opp til cellene C2: C626. 2. linje i hver plate vil være i C626: C1251. De "ubrukelige" linjene starter i C1252 og kan slettes. Flytt celler C626: C1251 til celle D2. Skriv inn formelen i celle E2 =C2&D2. Du kan kopiere denne formelen fra E2 til E626. Bruk det samme Lim inn spesiell verditriks for å endre fra formler til verdier, slette kolonnene AD, og ​​du har resultatet ditt.

Herfra kan du bruke veiviseren Tekst til kolonner for å behandle disse dataene videre

Du kan enkelt tilpasse denne prosedyren for å håndtere alle typer ASCII-rapporter. Du må finne ut hvor mange fysiske trykte linjer som utgjør en logisk post i rapporten.

Interessante artikler...