Microsoft sier at 80% av brukerne av Excel aldri har brukt en pivottabell. Da jeg nærmet slutten av serien min med 40 dager med Excel, en introduksjon til pivottabeller.
Pivottabeller er mirakuløse. Du får en arbeidsbok med tusenvis av rader med detaljerte data. Du kan oppsummere dataene med bare noen få klikk ved hjelp av en pivottabell. Jeg har skrevet hele bøker på pivottabeller, så i dag vil jeg lede deg gjennom å bygge ditt første pivotbord.
Si at du har 6464 rader med data med kunde, produkt, dato, mengdeinntekt. Du vil finne inntektene for de fem beste kundene som kjøpte widgets.
- Velg en celle i datasettet
-
Velg Pivottabell på Sett inn-fanen på båndet
Start pivottabellen -
Velg Eksisterende regneark i dialogboksen Opprett pivottabell. Legg alltid en tom kolonne mellom dataene dine og pivottabellen, så i dette tilfellet velger du celle G2 for stedet der pivottabellen skal holdes.
Velg hvor du vil bygge pivottabellen Pivottabellfeltpanelet vises på høyre side av skjermen. Øverst på panelet er det en liste over feltene i datasettet. Nederst er det fire fallsoner med forvirrende navn.
Dra felt til disse slippsonene - Dra kundefeltet fra toppen av pivottabellfeltlisten og slipp det i rullegardinområdet for rader.
- Dra inntektsfeltet fra toppen av listen Pivottabellfelt og slipp det i Verdislippsonen.
- Dra produktfeltet til Dropsone-filteret.
-
Åpne filter rullegardinmenyen i H2 og velg Widget. På dette punktet vil du se et sammendrag av kundene som kjøpte widgets /
Bare 7 trinn for å lage denne sammendragsrapporten - Det er to pivottabelfaner i båndet. Gå til fanen Design. Velg Rapportoppsett, Vis i tabellform. Dette endrer overskriften i G3 fra radetiketter til kunde. Det gjør også pivottabellen bedre hvis du legger til flere radfelt senere.
- Åpne rullegardinmenyen i G3. Velg Verdifilter, Topp ti. I Topp 10-filteret (kunde) -dialogen velger du Topp, 5 varer etter sum av inntekt. Klikk OK.
- Pivottabeller velger aldri riktig tallformat. Velg alle inntektscellene, fra H4: H9. Tilordne et valutaformat med to desimaler.
- Hvis du vil at rapporten skal sorteres med den største kunden øverst, velger du en inntektscelle og klikker på ikonet Sorter synkende (ZA) i kategorien Data. Dette er en snarvei for å åpne rullegardinmenyen i G3 og velge Sorter Z til A.
På dette tidspunktet har du løst det opprinnelige spørsmålet:
Pivottabeller er imidlertid enkle å endre. Nå som du har svart på det første spørsmålet, kan du prøve noen av disse:
- Endre rullegardinmenyen i H1 fra Widget til Gadget for å se de beste kundene for gadgets.
- Dobbeltklikk inntektene i H4 for å se en liste over alle postene som utgjør disse dataene. Rapporten vises på et nytt regneark til venstre for det aktuelle regnearket.
- Klikk på Pivot Chart-ikonet i Analyze-fanen for å kartlegge de fem beste kundene
Dette er bare noen få av alternativene i pivottabeller.
Jeg elsker å spørre Excel-teamet om deres favorittfunksjoner. Hver onsdag vil jeg dele et av svarene deres. Dagens tips er fra Excel-prosjektleder Ash Sharma.
Excel-tanken om dagen
Jeg har bedt mine Excel Master-venner om deres råd om Excel. Dagens tanke å tenke på:
"Med Excel kan du ikke lage mat, men du kan lage paier"
Tanja Kuhn
