Et mysterium fra mitt live Power Excel-seminar i Atlanta for Gulf South Council of IMA: Du har to kolonner med tall. Det er en autosum nederst i hver kolonne. Mens du setter inn rader, slutter AutoSum i en kolonne å fungere. Hva kan forårsake det?
Si at du begynner med to kolonner med tall som dette. Velg B10: C11 og trykk alt = "" + = for å sette inn to AutoSum-beregninger.
Sett inn en ny rad 10. Skriv inn 100 i B10 og 200 i C10. Begge totalene oppdateres som forventet.
Men for å introdusere problemet, sett inn en rad 11 for Jicama. Skriv inn en verdi i B11, men ikke i C11. Alt ser fortsatt bra ut, men du har nå introdusert feilen.
Totalformelen i C12 ovenfor oppdateres ikke hvis du ikke skriver inn et nummer i C11.
Sett inn en rad 12 og skriv tall i begge kolonnene. Kolonne B oppdateres, men ikke kolonne C.
Selv om du går tilbake og skriver en 0 i C11 på dette tidspunktet, er det for sent, AutoSum har stoppet oppdateringen.
Det faktum at AutoSum utvides, skyldes denne innstillingen i File, Options, Advanced:
Men den nye funksjonen (Excel 2000?) For å utvide dataområdet er avhengig av et uforståelig sett med regler. Dataområdet måtte være 3 påfølgende celler, og du legger til en ny rad eller kolonne på slutten. Å legge til en tom celle er tilsynelatende ikke nok. Du må skrive noe i den cellen for at funksjonen skal skje.
Hva er løsningen? Legg til en tom rad mellom den siste dataraden og summen. Inkluder den tomme raden i summen. Jeg går det ekstra trinnet med å sette radhøyden til 3 og bruke en mørk grå fylling, slik at den ekstra raden ser ut som en regnskapsstrek. Det oppfordrer folk til å sette inn nye rader "over linjen" og holder formelen i orden.
Se på video
Videoutskrift
Lær Excel fra Podcast, episode 2199: Problem med to autosum.
Hei, velkommen tilbake til netcast, jeg er Bill Jelen. For noen uker siden var jeg nede i Atlanta, Georgia, for Gulf South Council-møtet i IMA. Det kom mange gode spørsmål i den ene, inkludert denne som stubbet meg. Noen sa at de hadde to kolonner med AutoSum - så disse to cellene her, trykk på AutoSum-knappen (Alt + =) - og at mens de arbeidet, ville de sette inn rader, sette inn rader, sette inn rader, og så plutselig, Kolonne 2 ville slutte å jobbe. Nå, det var bisarrt - som hvorfor skulle det noen gang skje? Men da, du vet, mens jeg snakket igjennom det, vet du, jeg begynte å replikere det som foregikk.
Så vi kommer hit, vi gjør Alt + IR for å sette inn en rad, skriv neste element og 100. At 800 endres til 900, det er perfekt; 200, 1600 skifter til 1800, det er perfekt. OK, men sett inn en ny rad, og denne har en verdi. Vakker - de tusen forandringene. Men kolonne 2, uansett grunn, har ingen verdi i det hele tatt. Og så setter vi inn en ny rad - ok, det er der problemet kommer inn. Nå kommer kolonne 1 til å fungere. Jeg vil skrive inn 123, og tallet endres. Men her borte, fordi jeg ikke skrev noe for Jicama i C11, når jeg skriver inn verdien her, 222, BAM - fungerer den ikke, ikke sant?
Så det vi kjører på der, er at Excel utvider den formelen. Hvis du har tre eller flere celler som formelen refererer til, og du setter inn en fjerde celle, vil de utvide den; men de utvider det bare hvis du legger til et nummer. Og vel, vi la ikke til et nummer her, som forårsaker alle slags problemer. Så mitt forslag er at vi skal sette inn en tom rad her, og jeg skal endre fargen på denne tomme raden - du trenger ikke å endre fargen på den tomme raden, men jeg liker for å endre fargen på den tomme raden. Vi går som en lys lysegrå og legger deretter summen din her, ok? I denne summen, når vi bruker AutoSum, vil den inkludere den tomme raden. Kopier det over.
Og jeg - dette er et profftips her - jeg lager til og med radhøyden min, som liten, som, kanskje 3, ok? Så det ser bare ut som om vi bare legger, du vet, en regnskapsstrekning der nesten. Og så må du sørge for å alltid sette inn de nye radene over den tomme raden.
Så, "Isberg", "111", "222", flott. Sett inn en ny rad: Jicama, stavet feil, "111", flott, ingenting. Og sett deretter inn en ny rad: Kale, "111", "222", BAM! Og det fortsetter å fungere. Ok. Så hvis du skal ha de tomme cellene, er det bare en bedre helhetlig tilnærming hele tiden å inkludere en tom rad i AutoSum, og deretter trene personene ved hjelp av regnearket til å alltid sette inn de nye nye radene over det tomme rad, og AutoSum vil fortsette.
Tips som det er i min nye bok, LIVe, The 54 Greatest Excel Tips of All Time.
Ok. Episodeoppsummering: vi har to kolonner med tall; AutoSum nederst i andre kolonne slutter å virke, av og til; når den går i stykker, er den ødelagt for alltid; det er når du setter inn rader, og vi har funnet ut at det er når du noen ganger utelater et tall; så den beste fremgangsmåten er å alltid legge igjen en tom rad mellom AutoSum og tallene; og sett deretter inn nye rader over den tomme raden; du kan gjøre den tomme raden litt mindre, endre fargen, den ser faktisk ut som en understreking.
Nå, for å laste ned arbeidsboken fra dagens video, i tilfelle du vil jobbe med, er URL-en der nede i YouTube-beskrivelsen. Og hei, hvis du vil ha en morsom dag, sjekk ut den kommende listen over seminarer. Jeg legger også den lenken i YouTube-beskrivelsen.
Jeg vil takke deg for at du var innom, vi sees neste gang for en ny netcast fra.
Last ned Excel-fil
For å laste ned Excel-filen: problem-med-to-autosum.xlsx
Excel-tanken om dagen
Jeg har bedt mine Excel Master-venner om deres råd om Excel. Dagens tanke å tenke på:
"Mike Girvin vil finne en vei"
Kevin Lehrbass
