Steve, en klient fra Carolinas, stilte spørsmålet som førte til dette tipset. Det er vanlig at data importert fra et eksternt system har et datofelt. Det er en enkel metode med i en pivottabell for å konvertere datofeltet til uker, måneder, kvartaler eller år.
Pivottabeller er en virkelig fantastisk funksjon i Excel. Hvis du ikke er kjent med hvordan du lager en pivottabell, kan du gå gjennom Excel Pivot Table Advanced Tricks.
Jeg bruker pivottabeller ganske ofte, og oppdaget nylig muligheten til å gruppere datoer automatisk i måneder eller år for analyse i pivottabeller.
Ved å bruke den vanlige pivottabellveiviseren er det ganske rett frem å ta data som vist til venstre og å lage pivottabellen vist nedenfor. Disse grunnleggende pivottabellene har datoer som går ned på siden, regioner som går over toppen.
Tilbake i dagene av Excel 95, hvis du ønsket å erstatte de daglige datoene med måneder, måtte du ty til å sette inn en ny kolonne i kildedataene dine med funksjonen dag (). I dagens versjon av Excel er det en enklere måte.
For å starte, høyreklikk på datofeltet i pivottabellen. Fra hurtigmenyen, velg Gruppe og disposisjon, og velg deretter Gruppe …
Merk at dette alternativet bare er tilgjengelig for felt i rad- eller kolonneseksjonen i pivottabellen. Hvis du vil gruppere et felt i sideseksjonen i en pivottabell, må du først dra det ned til kolonnene, gruppere det og deretter dra det tilbake til sideseksjonen.
Excel tilbyr 7 standard grupperingsnivåer. Du kan velge en eller flere av disse i dialogboksen Gruppering. Hvis du velger et enkelt grupperingsnivå, vil pivottabellfeltet (i dette tilfellet InvDate) forbli som et felt, men vil nå vises gruppert til det bestemte nivået.
Hvis du tilfeldigvis velger flere grupperingsnivåer (for eksempel måned, kvartal, år), vil Excel legge til et nytt felt i pivotfeltlisten for 2. og 3. gruppe. Som standard tildeler Excel et navn som "Kvartaler" eller "År" til disse senere pivottabellene. Dermed er dette tipset en god løsning på spørsmålet: "Hvorfor har pivottabellen min ekstra felt kalt" År "som ikke ser ut til å være i kildedataene mine?"
Excels standard navngivningskonvensjon for 2. og 3. grupperingsnivå etterlater mye å være ønsket når du har to datofelt i pivottabellen, og du grupperer dem begge opp til måneder, kvartaler og år. La oss si at du har et felt for forfallsdato og et annet felt for faktisk fullføringsdato. Hvis du grupperer begge disse feltene opp til måneder, kvartaler og år, vil pivotfeltlisten tilby kvartaler og år to ganger, og du må huske i hvilken rekkefølge du la til feltene når du senere drar dem fra pivotfeltlisten til svingbordet. Av denne grunn foreslår jeg at du bruker feltinformasjonsdialogen til å gi nytt navn til feltet fra år til noe mer meningsfylt.
Etter å ha spesifisert at du vil at InvDate skal grupperes etter måned, beregner pivottabellen på nytt og kollapser datoene ned til en per måned. Dette er en veldig effektiv metode for å gi sammendragsnivåvisninger av data med en datakomponent.
