Kraften til pivottabeller - TechTV-artikler

De er tilbake !!!!

Det er flott å få TV-showet Call for Help tilbake til luften på TechTV Canada. Dette er shownotatene mine fra utseendet mitt på Episode 31.

25-årsjubileum

2004 markerer 25-årsjubileet for oppfinnelsen som forandret verden - det elektroniske regnearket. Tilbake i 1978 besto et regneark av grønt hovedpapir, en mekanisk blyant og et viskelær.

I figuren ovenfor, hvis du oppdaget at ett nummer var galt, må du slette alle tallene som er markert med rødt nedenfor.

I 1979 forandret to gutter alt. I 1978 forestilte en MIT-student ved navn Dan Bricklin seg en kalkulator med en musekule i bunnen. Han trodde det ville være kult å kunne bla tilbake gjennom tidligere oppføringer, endre et tall og ha alle fremtidige beregninger oppdatert. I samarbeid med Bob Frankston utviklet de verdens første elektroniske regneark. I oktober 1979 ga de ut en VISIble CALCulator for Apple IIe og kalte den VisiCalc. Her er et skjermbilde av VisiCalc

Før VisiCalc var det ingen tvingende grunn til å kjøpe en PC. Skulle selskaper bruke tusenvis av dollar på å spille MicroChess? VisiCalc kjørte bokstavelig talt hele PC-bransjen, ettersom mange selskaper kjøpte en PC for å kjøre VisiCalc. Dan Bricklin og Bob Frankston landet på forsiden av Inc. Magazine. Det er Bob til venstre og Dan til høyre.

I dag, hvis du besøker DanBricklin.com, kan du laste ned en arbeidskopi av VisiCalc som kjører i en DOS-boks under Windows. Bemerkelsesverdig er at hele programmet bare er 28K !.

Pivottabeller

Ting har kommet langt på 25 år. I dag er Microsoft Excel veldig kraftig. Den kraftigste funksjonen i Excel er en pivottabell. Disse ble opprinnelig introdusert på midten av 80-tallet da Lotus Improv kom ut.

  1. Start med velformede data i Excel

    Dataene dine skal ikke ha noen helt tomme rader eller kolonner. Det skal være en unik overskrift over hver kolonne. Du bør sørge for at overskriftene er i en enkelt rad i stedet for å strekke seg over to eller tre rader. Eksempeldataene mine er flere hundre rader med fakturdata.

  2. Velg en enkelt celle i datasettet.

    Velg Data> Pivottabell og Pivottabellrapport fra menyen.

  3. I veiviseren for pivottabell trinn 1, klikk Fullfør for å godta alle standardinnstillingene.

  4. Du vil nå ha et nytt regneark i arbeidsboken din. Alle feltene som er tilgjengelige i datasettet ditt vises i feltlisten for pivottabellen.

  5. La oss si at lederen din ønsker en rapport om inntekt etter region og produkt. Dra regionfeltet fra feltlisten og slipp det i Radfelt her-delen. Merk at når musen er på riktig plassering, endres musepekeren til den blå linjen ytterst til venstre på pivottabellen.

  6. Deretter drar du produktfeltet fra feltlisten og slipper det i delen Kolonnefelt her. På bildet som følger, merk deg hvordan den blå delen av musepekeren er i 2. rektangel fra toppen.

  7. Deretter drar du inntektsfeltet fra feltlisten og slipper det i delen Dataelementer. Den blå delen av musepekeren er i hovedområdet på regnearket.

  8. Pivottabellen din er fullført. Du har veldig raskt oppsummert hundrevis av rader med data i en liten rapport for lederen din.

  9. Hvis lederen din er som min, vil hun se dette og si at det er nesten perfekt. Kan du gjøre det på nytt med produkter som går ned i størrelse og regioner som går over toppen? Dette er hvor svingbordet er utmerket.

    Du kan bare dra de grå feltoverskriftene til et nytt sted for å endre rapporten.

  10. På to sekunder har du endret rapporten for å møte lederens forespørsel.

  11. Hvis lederen ønsker en annen visning, drar du produktfeltet tilbake til feltlisten og erstatter det med datofeltet.

Date Magic

  1. På bildet over har du en rapport om dagen. Utenfor fabrikken er det ikke mange som trenger å se data om dagen. De fleste ønsker et sammendrag etter måned. Her er den hemmelige måten å endre dagsrapporten til en månedlig rapport. Høyreklikk først kategorien Datofelt. Velg Gruppe og Vis detalj og deretter Gruppe.

  2. Velg måneder, kvartaler og år i dialogboksen Gruppering. Klikk OK.

    Du har nå endret rapporten fra en daglig rapport til en månedlig rapport.

Topp 10 kunder

  1. Fjern datofeltene fra pivottabellen ved å dra dem tilbake mot feltlisten. Så snart ikonet endres til et rødt X, kan du slippe museknappen for å fjerne feltet.

  2. Dra kundefeltet til pivottabellen slik at du har en rapport om alle kunder. Hvis du lager en rapport for visepresidenten, bryr han seg kanskje ikke om hele kundelisten. Han vil kanskje bare se topp 10 eller topp 5 kunder. For å begynne, høyreklikk det grå kundefeltet. Velg Feltinnstillinger.

  3. I dialogboksen Feltinnstillinger klikker du på Avansert (hvordan skulle noen noen gang finne dette ???).

  4. På høyre side av dialogboksen Pivottabell Avanserte alternativer er topp 10 Autoshow-funksjonen. Velg alternativknappen for På. Hvis du vil, kan du endre for å vise topp 5 eller 15.

  5. Jeg nevnte det ikke på showet, men du kan også sortere resultatet i denne dialogen. På venstre side velger du synkende og deretter Sum av inntekt.

  6. Klikk OK for å lukke denne dialogboksen. Klikk OK igjen for å lukke dialogboksen Feltinnstillinger. Resultatet er en rapport fra toppkundene, høyt til lavt.

Bruke AutoFormat

  1. Hvis du prøver å formatere en pivottabell og deretter pivotere den, kan formateringen din gå tapt. Pivottabellverktøylinjen tilbyr en spesiell Autoformat-knapp. Velg denne knappen som vist

  2. Du har nå 22 forhåndsbygde formater for rapporten. Bruk rullefeltet for å se dem alle. Velg et interessant format og velg OK.

  3. Den resulterende rapporten er formatert og vil beholde formateringen selv etter at den er svingt til en ny rapport.

Sammendrag

Pivottabeller er veldig veldig kraftige i Excel. For å lese mer om pivottabeller, sjekk ut Guerilla Data Analysis E-Book.

Interessante artikler...