Nedtrekksfiltrene har vært i Excel i flere tiår, men det er to raskere måter å filtrere på. Normalt velger du en celle i dataene dine, velger Data, Filter, åpner rullegardinmenyen på en kolonneoverskrift, fjerner merket for Velg alt, og blar gjennom en lang liste med verdier og prøver å finne ønsket element.
En raskere måte er å klikke i søkeboksen og skrive inn nok tegn til å identifisere valget ditt unikt. Når de eneste synlige elementene er (Velg alle søkeresultater), legg til gjeldende utvalg i filteret og den ønskede kunden, trykk Enter.
Men den raskeste måten å filtrere kom fra Microsoft Access. Microsoft Access oppfant et konsept som heter Filter by Selection. Det er enkelt: finn en celle som inneholder verdien du vil ha, og klikk på Filtrer etter utvalg. Filterrullene er slått på, og dataene filtreres til den valgte verdien. Ingenting kan være enklere.
Fra og med Excel 2007 kan du høyreklikke på ønsket verdi i regnearkrutenettet, velge Filter og deretter velge By Selected Cells Value.
Gjett hva? Filtrer etter utvalg-triks er også innebygd i Excel, men det er skjult og feilmerket.
Slik kan du legge til denne funksjonen i verktøylinjen for hurtig tilgang: Høyreklikk hvor som helst på båndet og velg Tilpass verktøylinjen for hurtig tilgang.
Det er to store listebokser i dialogboksen. Over venstre listeboks åpner du rullegardinmenyen og bytter fra populære kommandoer til kommandoer som ikke er i båndet.
I venstre listeboks blar du til kommandoen Autofilter og velger den. Det stemmer: Ikonet som filtrerer etter valg er feilmerket Autofilter.
Klikk på Legg til >> i midten av dialogboksen. AutoFilter-ikonet beveger seg til høyre listeboks, som vist nedenfor. Klikk OK for å lukke dialogboksen.
Slik bruker du kommandoen: Si at du vil se alt vestregionssalg av widgets. Velg først hvilken som helst celle i kolonne B som inneholder West. Klikk på AutoFilter-ikonet i verktøylinjen for hurtig tilgang.
Excel slår på filterrullene og velger automatisk bare vest fra kolonne B.
Velg deretter en celle i kolonne E som inneholder widget. Klikk på AutoFilter-ikonet igjen.
Du kan fortsette denne prosessen. For eksempel kan du velge en Verktøy-celle i Sektor-kolonnen og klikke Autofilter.
Forsiktighet
Det ville være flott om du kunne velge flere celler før du klikker på AutoFilter-ikonet, men dette fungerer ikke. Hvis du trenger å se salg av widgets og gadgets, kan du bruke Filter by Selection for å få widgets, men så må du bruke rullegardinmenyen Filter for å legge til gadgets. Også: hvis du er i en Ctrl + T-tabell, kan du ikke bruke AutoFilter-ikonet i hurtiglinjen. Du kan fortsatt høyreklikke på en celle, velge Filter, etter valgte celler verdi.
Hvordan kan det være at denne funksjonen har vært i Excel siden Excel 2003, men Microsoft dokumenterer ikke den? Det var egentlig ikke noe offisielt innslag. Historien er at en av utviklerne la til funksjonen for internt bruk. Tilbake i Excel 2003 var det allerede et AutoFilter-ikon på Standard-verktøylinjen, så ingen gidder å legge til det tilsynelatende overflødige AutoFilter-ikonet.
Denne funksjonen ble lagt til i Excel 2007s høyreklikkmeny - men tre klikk dypt: Høyreklikk på en verdi, velg Filter, og velg deretter Filter etter valgt celles verdi.
Takk til Excel MVP Roger Govier for at du påpekte at du fortsatt kan bruke Filter by Selected Cells Value i en Ctrl + T-tabell.
